Preservasi Pengetahuan di Organisasi

Pengetahuan dipahami sebagai keyakinan khusus dan benar dari seorang individu; yang mampu untuk menambah kapasitas individu untuk mengambil tindakan efektif (Nonaka, 1994; Huber,1991).

Maglitta (1996) membedakan pengetahuan, informasi dan data. Data adalah angka-angka mentah dan fakta, Informasi adalah data yang diproses, Pengetahuan adalah informasi yang dapat ditindaklanjuti. Tuomi (1999) mengusulkan hierarki terbalik data ke pengetahuan, di mana pengetahuan bisa ada sebelum informasi dirumuskan dan data diukur untuk membentuk informasi.

Agrifoglio (2015) mensarikan sebagai berikut dengan pendekatan yang lebih dinamis mengenai pengetahuan, menganggapnya sebagai perpaduan dari beberapa elemen yang saling terkait, seperti pengalaman, nilai-nilai, informasi dan keahlian kontekstual.

Pengetahuan berasal dan diaktifkan di pikiran orang yang tahu (secara individu), serta berasal dari organisasi (secara kolektif) karena disimpan dalam dokumen, laporan atau rutinitas, proses, norma, dan praktik.

Pengetahuan sebagai perpaduan dari berbagai elemen lebih atau kurang terstruktur, serta dikodifikasi dan diartikulasikan dengan berbagai cara. Pengetahuan adalah bagian dari hak pilihan manusia dan dengan demikian dapat dilihat keduanya sebagai "stok" dan "proses."

Peta Konsep- Preservasi Pengetahuan di Organisasi

Taksonomi Pengetahuan

Agrifoglio (2015) memfokuskan organisasi pengetahuan berdasarkan demensi pengetahuan epistimologi (Eksplisit dan Tacit) dan ontologi (Individu dan kolektif)

Tacit dan Eksplisit

Agrifoglio (2015) memfokuskan organisasi pengetahuan berdasarkan demensi pengetahuan epistimologi (Eksplisit dan Tacit) dan ontologi (Individu dan kolektif)

Polanyi ( 1967 ) memberikan contoh sepeda. Orang bisa naik sepeda jika mereka tahu cara tetap tegak dan memutar setang untuk mencegah terjatuh. Pengetahuan eksplisit tentang cara berkendara dapat membantu Anda meningkatkan kemampuan ini, tetapi Anda perlu pengetahuan tacit untuk tetap tegak.

Pengetahuan Tacit terdiri, elemen kognitif (peta mental, kepercayaan, nilai-nilai dan paradigma) elemen teknis (Ketrampilan dan kemampuan praktis dalam mengerjakan sesuatu). Pengetahuan Eksplist adalah dikodifikasi dan dikomunikasikan oleh bahasa simbolik dan natural dan memiliki nilai (Nonaka 1994)

Misalnya, memilih menggunakan taktik penjualan lunak atau penjualan keras untuk mendekati pelanggan mewakili pengetahuan tacit, sedangkan manual instruksi yang digunakan penjual untuk menjelaskan suatu produk kepada pembeli merupakan pengetahuan eksplisit (Alavi dan Leidner 2001).

Pengetahuan Tacit mewakili pengetahuan prosedural (pengetahuan), kondisional (tahu-kapan) dan pragmatis (berguna) untuk individu, kelompok, dan organisasi. Pengetahuan eksplisit merupakan deklaratif (tahu tentang), kausal (tahu mengapa), dan pengetahuan relasional atau interaksional (tahu dengan) antara variabel yang relevan dalam pengaturan informasi (Alavi dan Leidner 2001).

Model SECI Penciptaan Pengetahuan

Bentuk Pengetahuan Individu dan Kolektif

Dimensi ontologis, bertujuan untuk memahami proses penciptaan, berbagi, dan penyimpanan pengetahuan di tingkat individu dan kolektif, serta interaksi di antara mereka (Lam 2000 )

Alavi & Leidner (2001) Pengetahuan individu fokus pada jenis pengetahuan yang diciptakan oleh dan melekat pada Individu. Sedangkan Pengetahuan Kolektif fokus pada jenis pengetahuan yang diciptakan oleh dan melekat pada tindakan kolektif dari sebuah grup.

Nelson & Winter (1982) membedakan pengetahuan kolektif dan grup. Pengetahuan kolektif melekat pada institusi praktis, diekspresikan oleh rutinitas organisasi dan prosedur operasional. Sementara Pengetahuan Grup adalah sejumlah pengetahuan individu sebelumnya dan direpresentasikan oleh analisis eksplisit

Manajemen Pengetahuan

Manajemen dan pemrosesan pengetahuan dianggap sebagai sumber terpenting dari keunggulan kompetitif perusahaan yang dapat diperbarui dan berkelanjutan

Von Kroug (1999) manajemen pengetahuan adalah sebuah proses yang memungkinkan organisasi untuk mengidentifikasi, menangkap dan mempengaruhi secara efektif pengetahuan kolektif di sebuah orgnanisasi.

Manajemen pengetahuan terdiri dari kumpulan proses pengetahuan seperti penciptaan pengetahuan (Pengembangan), berbagi pengetahuan (transfer, distribusi atau diseminasi), dan preservasi pengetahuan (penyimpanan dan temu kembali)

Probst et al. (2006) menyatakan bahwa manajemen pengetahuan terdiri dari kerangka kerja terkoordinasi, seperti tujuan pengetahuan, identifikasi, perolehan, pengembangan, distribusi, penggunaan, pelestarian dan audit

Penciptaan dan Berbagi Pengetahuan

Nonaka, et al (2006,p.1179) mendefinisikan penciptaan organisasi pengetahuan sebagai proses membuat dan memperbesar ketersediaan pengetahuan yang diciptakan oleh individu, sebaik wujud dan relasi dari sistem organisasi pengetahuan.

Ipe (2003) melalui knowledge sharing, pengetahuan tersedia untuk orang lain. Secara khusus, "pengetahuan yang dimiliki oleh seorang individu diubah menjadi bentuk yang dapat dipahami, diserap, dan digunakan oleh individu lain".

Davenport (1999 mendefinisikan berbagi pengetahuanmerupakan sebuah tindakan sukarela yang berarti hubungan diantara setidaknya dua individu : satu yang memiliki pengetahuan dan yang lain memperoleh pengetahuan.

Proses Penciptaan dan berbagi Pengetahuan

Nonaka Research mengidentifikasi 4 proses penciaptaan pengetahuan (SECI Model) Socialization, Externalization, Combination, Internalization)

Socialization adalah proses konversi dari pengetahuan tacit ke pengetahuan tacit baru melalui berbagi pengalaman dan interaksi sosial (Nonaka et al, 2000)
Externalization merujuk kepada konversi pengetahuan tacit menjadi eksplisit, sehingga dapat dibagikan oleh orang lain untuk menjadi basis pengetahuan baru (Nonaka et al, 2000; Nonaka & Toyama, 2003)
Melalui proses combination pengetahuan eksplisit baru diciptakan dengan penggabungan, pengkatogerisasian, pengklasifikasian ulang, sintesis pengetahuan ekplisit (Nonaka et al, 2000)
Internalization mengacu pada konversi dari penciptaan pengetahuan ekspilisit dan dibagikan ke pengetahuan tacit baru melalui penerapannya pada situasi praktikal dan membuatna menjadi dasar dari rutinitas baru.

Mekanisme dan alat untuk Penciptaan dan Berbagi Pengetahuan

Nonaka 1994; Nonaka and Takeuchi 1995; Marwick 2001), Panahi et al. (2013) meringkan mekanisme utama dan alat, diantara both face-to-face and IT-assisted, memungkinkan penciptaan dan berbagi pengetahuan berdasarkan SECI model of Nonaka (1994).

Mekanisme dan alat untuk Penciptaan dan Berbagi Pengetahuan

Preservasi Pengetahuan

Preservasi pengetahuan mengacu pada memori organisasi/perusahaan yang berisi pengetahuan tacit dan ekplisit terletak pada bentuk komponen yang beraneka ragam, seperti dokumen tertulis, sistem manejemen pengetahuan, database, prosedur organisasi, norma, diperoleh dari individu dan jaringanya. (Alavi & Leidner, 2001)

Preservasi pengetahuan merupakan pengakuan secara luas dari sebuah proses seleksi, penyimpanan dan aktualisasi secara efektif dari pengetahuan organisasi (Romhardt 1997; Probst 1998; Probst et al. 2006;Davidavičienė and Raudeliūnienė 2010)

Mekanisme dan alat Preservasi Pengetahuan

Penyebab hilangnya pengetahuan

Proses Preservasi Pengetahuan

Romhardt (1997) mengatakan bahwa organisasi yang bertujuan untuk mengembangkan pengetahuan baru memiliki 3 tahap utama atau proses manajemen pengetahuan yaitu seleksi, penyimpanan dan aktualisasi

Seleksi fokus pada identifikasi pengetahuan organisasi yang dapat berguna di masa depan dan untuk itu harus dilindungi
Penyimpanan, tahap ini memungkinkan individu untuk menyimpan pengetahuan organisasi berdasarkan bentuk situasi.
Tahap terakhir, yaitu Aktualisasi penyimpanan pengetahuan organisasi sebelumnya. Preservasi pengetahuan membuat pengetahuan tersebut tersedia sesuai standar kualitas untuk pengambilan keputusan.