Arsip keluarga tidak tertulis secara langsung, namun dapat dikategorikan sebagai arsip perseorangan (Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan dan pelaksanaannya pada Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012).
Keberadaan arsip keluarga mempunyai peran penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara (Nusantara, 2019).
Definisi dan contoh Arsip Keluarga
Arsip keluarga terkait dengan hasil arsip pekerjaan, pendidikan, kepemilikan, kesehatan, data diri dan perbankan.
Contoh arsip keluarga yang dihasilkan dari aktivitas pendidikan seperti berkas Pendaftaran Sekolah, Pendaftaran Masuk Perguruan Tinggi, Kartu Peserta Tes Masuk perguruan Tinggi, Buku Raport, ijazah, Tanda penghargaan atas prestasi siswa/mahasiswa dan lain sebagainya (Suliyati, 2018).
Arsip keluarga yang dihasilkan akan semakin banyak sejalan dengan banyaknya kegiatan atau aktivitas yang dilakukan. Arsip yang dihasilkan akan bervariasi, mulai dari arsip tekstual, foto, film rekaman suara, dan lain-lain (Rejeki, 2013).
Arsip keluarga perlu pengelolaan dan penyimpanan yang baik. Apabila dibutuhkan sewaktu-waktu dapat mudah ditemu balik dan digunakan sesuai kebutuhan.
Permasalahan pengelolaan Arsip Keluarga
Permasalahan yang dihadapi keluarga dalam mengelola arsipnya yaitu keluarga masih kesulitan mencari arsip ketika ada keperluan di berbagai bidang yang mensyaratkan satu atau beberapa arsip keluarga untuk dilampirkan (Suliyati, 2018).
Selain itu, beberapa arsip keluarga dapat digolongkan sebagai arsip vital, tidak dapat digantikan apabila rusak atau hilang. Arsip keluarga tersebut perlu dibuatkan salinan atau backup, sehingga apabila terjadi sesuatu pada aslinya maupun dibutuhkan akses yang cepat, back-up arsip dapat dimanfaatkan (Nusantara, 2019).
Mengatasi permasalah backup dan temu kembali arsip keluarga, dapat menggunakan penyimpanan arsip keluarga berbasis daring, contohnya menggunakan media penyimpanan yaitu berbasis cloud (awan). Cloud computing dapat dimanfaatkan dalam penyimpanan data (Nusantara, 2019).
Cloud computing dan arsip keluarga
Cloud computing (komputasi awan) mempunyai fungsi untuk menjalankan program atau aplikasi melalui komputer – komputer yang terkoneksi melalui internet. Cloud menjadikan internet sebagai pusat server untuk mengelola data dan aplikasi pengguna (Bukian & Mogi, 2015).
Salah satu sistem yang tersedia pada cloud computing adalah Cloud Storage. Cloud storage (penyimpanan awan) merupakan salah satu solusi untuk mengatasi pengelolaan file atau data, agar terpusat dan mempermudah akses pengguna sistem terhadap data yang berhak diakses olehnya (Irawan & Sari, 2019).
Penyimpanan cloud dapat mengatasi permasalahan yang dihadapi oleh keluarga dalam melakukan backup dan pencarian arsip keluarga.
Melalui penyimpanan cloud dapat memanfaatkan layanan seperti Infrastructure As A Service (IAAS); Platform As A Service (PAAS); Software As A Service (SAAS) (Nusantara, 2019).
Software Cloud computing dan arsip keluarga
Pengguna dapat memanfaatkan software berbasis open source seperti owncloud. Owncloud dapat dikembangkan, sehingga menghasilkan perangkat lunak khusus untuk penyimpanan arsip keluarga seperti penelitian yang dilakukan oleh Ramadhan, Andrian & Yahdi (2015).
FAMBOX merupakan sebuah aplikasi data center yang menyimpan data keluarga yang dapat diakses oleh semua anggota keluarga dengan hak akses user masing-masing. Sistem ini merupakan pengembangan dari platform owncloud yang dimodifikasi (Irawan & Sari, 2019).
Keluarga dapat menggunakan layanan Penyimpanan cloud populer yang menawarkan penyimpanan berbasis cloud tidak berbayar seperti Dropbox, Google drive dan OneDrive (Nusantara, 2019). Layanan ini dapat langsung digunakan, berbeda dengan penggunaan owncloud yang membutuhkan kemampuan pengelolaan software.
Penggunaan penyimpanan cloud untuk arsip keluarga tentu memiliki keunggulan dan kelemahan sendiri. Keunggulannya, pengguna dapat dengan mudah menyimpan arsip keluarga di penyimpanan cloud, akses pencarian menjadi lebih cepat, dan dapat diakses dimanapun.
Daftar Pustaka
Bukian, I.M.A.W. & Mogi, I.K.A. 2015. Perancangan Media Penyimpanan Online menggunakan Owncloud berbasis Client Server dan Dropbox pada Cloud Computing. A. Ashari, A.Z. Arifin & Agus Muliantara, ed., Prosising seminar nasional tekonlogi informasi dan Aplikasinya. Bali: Universitas Udayana, hal.699–704. Tersedia di https://simdos.unud.ac.id/uploads/file_penelitian_1_dir/bbed3937 cf20d850f03a11b783ac53e4.pdf [Diakses 22 April 2020].
Irawan, A. & Sari, A.P. 2019. Perancangan dan Implementasi Cloud Storage Menggunakan Nextcloud pada SMK Ypp Pandeglang. PROSISKO: Jurnal Pengembangan Riset dan Observasi Sistem Komputer, 6(2).
Nusantara, P. 2019. Pemanfaatan Cloud Computing Berbasis Cloud Storage Sebagai Back-Up Penyimpanan Arsip Keluarga. Majalah Arsip ANRI. Jul. Tersedia di https://www.anri.go.id/download/arsip-untuk-masyarakat-edisi-77desember2019-1580875142 [Diakses 22 April 2020].
Rejeki, D.S. 2013. Membangun Prilaku Berarsip untuk Diri dan Lingkungan. Jurnal Kajian Informasi & Perpustakaan, 1(1): 29–34.
Suliyati, T. 2018. Pengelolaan Arsip Keluarga: Antara Kebutuhan dan Kesadaran. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 2(2): 95–104.
Posting Komentar untuk "Penyimpanan Arsip Keluarga Lewat Cloud: Peluang dan Tantangannya"
Untuk pembaca blog Ganipramudyo.web.id, Feel free to ask!