Otorisasi dokumen

Otorisasi dokumen adalah pemberian kuasa atau hak yang diberikan kepada seseorang untuk menggunakan sistem dan data yang tersimpan di dalamnya

Arisastia (2016) menyebut otorisasi dokumen bagian penting dari pengendalian dan prosedur organisasi. Otorisasi dokumen seringkali didokumentasikan sebagai penandatangan, pemberian tanda paraf atau memasukan kode otorisasi atas dokumen atau catatan transaksi.

Retno (2017) menyebut otorisasi dokumen merujuk pengendalian setiap transaksi yang terjadi dalam suatu perusahaan, sehingga bisa meminimalisir adanya dokumen-dokumen yang tidak valid penggunaannya

Consepsys (2016) menyebut otorisasi dokumen sangat penting, bahkan merupakan salah satu persyaratan ISO 9001: dokumen harus disetujui sebelum diterbitkan. Persetujuan bisa dalam berbagai bentuk (tanda tangan basah, tanda tangan elektronik, alur kerja). Praktik terbaik di bidang ini selalu terletak pada metode yang memungkinkan end user untuk yakin, saat membuka dan membaca dokumen, bahwa dokumen tersebut telah disetujui untuk dirilis.

Tantangan sistem otorisasi dokumen

Memastikan bahwa hanya staf yang berwenang yang benar-benar menandatangani / mengotorisasi dokumen
Memastikan bahwa, jika menggunakan inisial, itu merujuk pada orang yang unik
Memastikan bahwa kita menggunakan tanda tangan resmi masing-masing orang, jika menggunakan tanda tangan basah
Memastikan bahwa kami menggunakan sistem tanda tangan elektronik yang aman, jika memilih tanda tangan elektronik
Jika menggunakan alur kerja elektronik untuk menyetujui dokumen, pastikan persetujuan tersebut tercermin pada dokumen yang sebenarnya (Consepsys, 2016)

Staf yang berwenang dan daftar inisial

Jika perusahaan menggunakan inisial pada dokumen (atau dalam register, seperti MDR), mereka harus memiliki register inisial yang unik. Misalnya: setiap staf diberikan satu set inisial yang unik. Staf harus menyimpan rekod dari setiap revisi register, nanti untuk audit atau investigasi pada dokumen.

Mempertahankan register otorisasi dokumen yaitu daftar staf yang diberi wewenang untuk menandatangani, dengan indikasi dokumen mana yang boleh mereka setujui, nama wakil mereka jika tidak ada, juga sebagai rekod inisial dan tanda tangan mereka

Metode otorisasi dokumen

Perusahaan dapat memutuskan menggunakan tanda tangan elektronik pada dokumen melalui perangkat lunak seperti E-sign atau Docusign.

Bagi perusahaan yang menggunakan EDMS dapat diatur alur kerja baik secara paralel atau berurutan, sehingga setiap orang yang perlu menyetujui dapat untuk menyetujui dokumen secara elektronik, hanya dengan mengklik tombol. Diperlukan watermark pada dokumen yang disetujui, atau dengan menampilkan elektronik secara otomatis tanda tangan pada dokumen (Consepsys, 2016).

Pho & Tambo (2014) menambahkan, adanya EDMS dalam otorisasi dokumen memungkinkan penelusuran riwayat persetujuan dan perbedaan tanggung jawab yang lebih tinggi yang terdapat di dalam dokumen yang diberikan otorisasi (authorized documents).

Referensi

Arisastia (2016). Disebut sebagai otorisasi yang merupakan bagian” dalam https://www.coursehero.com/file/p1ogjjr/disebut-sebagai-otorisasi-yang-merupakan-bagian-penting-dari-pengendalian-dan/ diakses pada 24 November 2020

Consepsys. (2016). Authorising Documents: Good Practices Dalam https://www.consepsys.com/2016/03/28/authorising-documents-good-practices/ diakses pada 24 November 2020

Kemdikbud. (2016). oto.ri.sa.si dalam https://kbbi.kemdikbud.go.id/entri/otorisasi diakses pada 24 November 2020

Pho, H. T., & Tambo, T. (2014). Integrated management systems and workflow-based electronic document management: An empirical study. Journal of Industrial Engineering and Management (JIEM), 7(1), 194-217.

Retno. (2017). Pentingnya Otorisasi Dokumen. Dalam https://dconsultingbusinessconsultant.com/pentingnya-otorisasi-dokumen/ diakses pada 24 November 2020