Layanan arsip, promosi dan temu kembali

Layanan Arsip

Pengguna arsip dibedakan menjadi pengguna internal (seluruh pegawai yang berada di dalam lingkungan kerja satu institusi atau organisasi) dan pengguna eksternal (pengguna yang berasal dari luar organisasi).

Pengguna ini beragam, baik dari segi pengalaman maupun tingkat pendidikan maka untuk mendapatkan efisiensi dan efektivitas dalam layanan arsip maka dilakukan pendidikan pengguna.

Membuat dan merancang layanan arsip khususnya untuk pengguna internal perlu memerhatikan kebijakan akses dan desain layanan.

Kebijakan akses untuk layanan arsip

Kebijakan akses yang diambil harus memerhatikan kriteria berikut:

Undang-undang, akses ke beberapa rekod dalam arsip mungkin berada di bawah undang-undang dan staf arsip harus memahami kewajiban mereka untuk melakukan permintaan tersebut. Oleh sebab itu, kebijakan yang dibuat oleh lembaga harus merujuk pada Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan
Arsip rahasia atau sensitif, meskipun yang dilayankan pengguna internal, namun perlu diperhatikan arsip yang berisi informasi bersifat pribadi atau bisnis, yang dapat menyebabkan rasa malu, kerugian yang diakibatkan dalam pemanfaatan arsip.
Privasi, informasi pribadi individu tidak boleh diberikan kepada pengguna internal lain, kecuali diberikan izin.
Pembatasan donor, Batasan akses perlu diperjelas, dikelola dan dipertimbangkan implikasi terhadap akses yang diberikan ke arsip
Pengguna, menentukan pengguna yang dilayani, jika hanya fokus pada pengguna internal maka harus disesuaikan. Arsip internal yang bertanggung jawab atas arsip bisnis atau lembaga swasta hanya dapat memberikan akses kepada karyawannya atau berdasarkan kontrak dengan organisasi..
Keadilan, kesetaraan akses ke arsip adalah prinsip penting yang dimaksudkan untuk memastikan bahwa arsip menyediakan layanan referensi tanpa bantuan atau prasangka bagi pengguna yang ditentukan
Tingkat akses, dapat disusun dari penerimaan umum ke ruang baca atau ruang pencarian hingga pemberian izin untuk mereproduksi atau menerbitkan dokumen tertentu.
Pengawasan, arsip yang dilayankan diawasi oleh arsiparis, ada penanda dalam alat temu kembali dan instruksi jelas untuk pengguna sehingga memudahkan pengawasan.
Kondisi fisik, arsip dalam kondisi rusak secara fisik, arsiparis harus membatasi akses atau menyediakan alternatif lain seperti salinan arsip.
Keamanan, Ketentuan akses yang disediakan oleh arsiparis, dan selanjutnya organisasi yang bertanggung jawab atas arsip, harus melindungi materi dari kehilangan, kerusakan, salah pengarsipan atau perusakan saat disimpan, serta selama penggunaan penelitian
Biaya layanan, Kebijakan harus berisi praktik arsip terkait dengan biaya mungkin ditanggung pengguna dalam memanfaatkan fasilitas.
Pengelolaan akses, Mempersiapkan prosedur administrasi yang mendukung kebijakan seperti formulir akses.

Desain layanan arsip

Setelah kebijakan akses dibuat, selanjutnya merancang layanan referensi dengan menyiapkan sarana dan fasilitas berikut :

Brosur, berisi informasi dasar terkait penggunaan arsip untuk pengguna, seperti alamat, situs web, kontak, jam buka, koleksi, kebijakan akses dan biaya
Wawancara, pemberian pertanyaan kepada pengguna untuk mempermudah dan membantu pengguna menemukan informasi yang dibutuhkan
Ruang penelitian, disediakan untuk pengguna untuk bekerja di arsip, berisi referensi dan alat bantu pencarian
Finding aids, alat bantu pencarian yang memudahkan temu kembali arsip
Perpustakaan referensi, berisi referensi untuk keperluan penelitian suatu topik
Permintaan untuk arsip, diajukan kepada arsiparis agar pengguna dapat memperoleh informasi yang diberikan
Reproduksi arsip, salinan arsip atau alih media dibuat untuk memberikan akses lebih kepada pengguna.
Email atau telepon, untuk memudahkan pengguna mengunjungi arsip
Hak cipta, perlu diperhatikan hak cipta dimiliki oleh arsip sebelum dilayankan untuk pengguna

Beberapa poin di atas perlu diperhatikan dalam membuat layanan arsip yang tepat bagi pengguna internal yang terbatas. Kebijakan dan desain layanan yang dibuat menentukan kesuksesan dalam menjalankan layanan ini.

Promosi arsip

Mempromosikan (memasyarakat) arsip merupakan tugas kita bersama. Promosi arsip dilakukan oleh lembaga dan arsiparis, bertujuan agar masyarakat sadar pentingnya kegunaan arsip baik untuk diri sendiri, keperluan pendidikan, penelitian dan keperluan sejarah.

Langkah-langkah yang dapat dilakukan untuk promosi arsip, sebagai berikut:

1. Membangun komunitas Arsip

Memasyarakatkan arsip, lembaga perlu membangun program komunitas. Program komunitas ini mendorong sarana yang membawa orang untuk saling tatap muka dengan materi arsip, menciptakan ketertarikan awal dan antusiasme yang baik, yang akan dikembangkan melalui hubungan berkelanjutan hingga apresiasi bersama.

Program ini bertujuan untuk menginformasikan dan menginstruksikan pengguna arsip bahwa mereka memiliki hak yang sama dalam mengenal dan memanfaatkan arsip.

2. Publisitas dan Publikasi Arsip

Publisitas adalah pesan yang disampaikan untuk pengguna secara akurat dan efisien. Metode yang digunakan dapat secara langsung melalui email dan internet, tidak langsung melalui radio, televisi, koran.

Arsiparis dapat bekerjasama dengan penulis, editor dan pembuat program di lingkup internal maupun eksternal. Arsiparis dapat membuat kalender kegiatan untuk agenda yang akan dilaksanakan, konten yang akan ditampilkan dimuat di ruang baca, website, koran dan jurnal. Bentuk laporan tahunan juga dapat dipersiapkan.

Publikasi, alat untuk mengedukasi komunitas tentang arsip. Publikasi mendeskripsikan produksi dari sebuah artikel menjadi ilustrasi buku, ke multimedia interaktif. Bentuknya dapat berupa cetak, mikro dan file online hingga unduh secara online.contoh lain publikasi yaitu booklet, newsletter hingga souvenir seperti kartu pos, kartu ucapan, buku tulis, kertas warna, poster yang dihasilkan dari koleksi yang dimiliki. Kalender katalog pameran dan dokumen lain dapat menjadi souvenir.

3. Pameran Arsip

Pameran arsip dengan menampilkan materi arsip untuk keperluan informasi atau edukasi pengguna. Pameran arsip mendorong respek dan apresiasi masyarakat terhadap pencapaian masa lalu.

4. Pendidikan pengguna

Pendidikan pengguna seperti pelajaran, seminar dan workshop. Slide show dan video dibuat untuk keperluan pelatihan, dilakukan oleh arsiparis untuk mengedukasi pengguna dan menambah percaya diri arsiparis itu sendiri. Contohnya pelatihan, seminar dan workshop, konferensi.

Secara spesifik pendidikan pengguna dapat difokuskan seperti untuk aktivitas siswa sekolah.

5. Volunteer

Volunteer di lembaga arsip akan membantu lembaga, memberikan feedback, ide-ide dan pengetahuan untuk lembaga. Sementara volunteer akan memperoleh pengetahuan baru dari aktivitasnya di lembaga. Kebijakan dalam perekrutan arsip menjadi penting.

Adanya program komunitas; publisitas dan publikasi; pameran; pendidikan pengguna dan volunteer akan mengenalkan arsip ke pengguna yang luas, memasyarakat arsip menjadi tujuan utama dari program yang dibuat di atas.

Temu kembali arsip

Finding aids atau sarana temu kembali arsip adalah pedoman yang dibuat untuk mempermudah pengguna mengakses koleksi arsip.

Finding aids berisi database, pamflet, pameran digital, mikrofilm, CD, kartu indeks, kits penelitian, podcast dan laporan berkala. Adapun bentuknya seperti indeks, pedoman subjek, daftar khusus dan tambahan lainnya yang bergantung pada kebutuhan pengguna.

Findings aids organisasi terbentuk dalam sebuah jaringan yang berisi elemen umum seperti judul seri atau pencipta agensi yang terkait. Tidak ada aturan yang mengikat tentang elemen setiap jenis findings aids ini.

Temu kembali dan indeks online memudahkan pencarian dengan tampilan sederhana, dan dapat menggunakan kata-kata untuk melakukan pencarian. Sistem finding aids penting penting bagi lembaga untuk menjembatani arsip dengan pengguna.

Temu kembali arsip sesuai undang-undang

Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, pasal 1 ayat 25 menjelaskan JIKN adalah sistem jaringan informasi dan sarana pelayanan arsip secara nasional yang dikelola oleh ANRI.

JIKN digunakan sebagai alat bantu temu kembali arsip yang dikelola oleh ANRI. Selanjutnya pasal 15, JIKN digunakan untuk keperluan layanan arsip statis dan arsip dinamis.

Sarana temu kembali arsip yang baik adalah sesuai kebutuhan lembaga dan pengguna yang dilayani. Terdapat beragam jenis mulai dari yang tradisional hingga memanfaatkan akses online. Arsiparis harus dapat menilai kebutuhan penggunanya, dan memberikan layanan yang terbaik bagi pengguna.