Akses dan Layanan Referensi Arsip

Di dalam sub bab “Access & reference services” yang ditulis Woodley, et.al dalam buku Keeping Archives, membahas tiga pokok utama yaitu perumusan kebijakan akses, desain layanan referensi, hak cipta, reproduksi arsip hingga pokok persoalan layanan referensi.

Rangkuman tulisan Woodley, et.al, dikombinasikan dengan hasil analisis poin-poin tersebut sesuai Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dan Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan.

Akses Arsip

Akses mengacu pada syarat dan ketentuan ketersediaan arsip, dokumen atau informasi yang dipelihara oleh arsip untuk evaluasi atau konsultasi oleh penggunanya. Mengelola akses arsip melibatkan staf yang menetapkan prosedur yang memastikan bahwa persyaratan legislatif dan perjanjian pencipta dipatuhi, dan bahwa arsip dilindungi dari penataan ulang, pencurian, dan perusakan. Hal ini sesuai dengan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan, Pasal 1 ayat 11 dan PP No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan (selanjutnya disingkat PP No. 28 Tahun 2012), pasal 1 ayat 9 menyatakan akses arsip adalah ketersediaan arsip sebagai hasil dari kewenangan hukum dan otorisasi legal serta keberadaan sarana bantu untuk mempermudah penemuan dan pemanfaatan arsip. Lebih lanjut, pasal 14 ayat 1a, sarana bantu dipermudah dengan adanya JIKN yang berfungsi untuk meningkatkan akses dan mutu layanan kearsipan kepada masyarakat. Akses menjadi penting dalam mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien bagi pencipta arsip, Pasal 40 ayat 4.

Akses terbagi dalam tiga kategori: terbuka, terbatas, dan tertutup. Akses terbuka artinya arsip dapat diakses oleh masyarakat, seperti publikasi dan siaran pers. Akses terbatas artinya hanya dapat diakses dalam lingkup intenal, misalnya, arsip departemen hukum mungkin hanya tersedia bagi anggota departemen itu. Akses tertutup, mencakup arsip personil dan dokumen yang berisi informasi pribadi yang sensitif. Arsip-arsip yang menyimpan arsip masyarakat adat (yang mungkin termasuk materi rahasia atau sakral) harus memastikan materi tersebut dibatasi. Berdasarkan UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 64 ayat 1-2 dan PP No. 28 Tahun 2012 pasal 101, lembaga arsip menjamin kemudahan akses arsip statis untuk kepentingan pemanfaatan, pendayagunaan dan pelayanan kepada publik memerhatikan keutuhan, keamanan dan keselamatan arsip. Pada pasal 65, arsip statis terbuka untuk umum dan berdasarkan persyaratan tertentu dari pencipta. Arsip statis juga dapat dinyatakan tertutup, apabila memenuhi syarat sesuai peraturan perundang-undangan. Akses atas arsip dapat ditutup oleh pencipta, apabila dibuka untuk umum dapat menghambat, mengganggu, merugikan, mengungkapkan hal pribadi, rahasia dan mengungkap momerandum yang sifatnya rahasia, sesuai UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 44 ayat 1a-1i. selaras dengan undang-undang tersebut, lebih lanjut PP No. 28 Tahun 2012 pasal 102 Akses arsip statis dilaksanakan dengan mempertimbangkan prinsip keutuhan, keamanan, dan keselamatan arsip statis; dan sifat keterbukaan dan ketertutupan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.

Penting memiliki kebijakan akses tertulis untuk melindungi arsip dari penyalahgunaan, menguraikan sifat dan tujuan informasi yang terkandung dalam koleksi, serta sumber daya dari masing-masing arsip perorangan. Kebijakan akses yang dibangun dengan hati-hati akan membentuk kerangka kerja di mana arsiparis dan staf pendukung dapat mengelola akses ke arsip untuk digunakan oleh para peneliti dan masyarakat umum. Kebijakan akses ini sudah terdapat dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan yang mencakup ketentuan akses arsip statis.

Desain layanan Referensi

Layanan referensi adalah fasilitas dan layanan yang diberikan kepada peneliti dan pengguna arsip. Arsiparis membantu pengguna untuk mengidentifikasi, memilih, memahami arsip, dan menyediakan lingkungan yang sesuai untuk penelitian, mencari pertanyaan melalui telepon dan email dan menyediakan layanan reproduksi yang sesuai untuk salinan arsip yang tersedia dan harus memenuhi undang-undang hak cipta atau izin pencipta/pemberi. Hal ini sesuai UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 36 ayat 4, lembaga kearsipan menyediakan layanan informasi arsip, konsultasi, dan bimbingan bagi pengelolaan arsip masyarakat.

Layanan referensi menunjukkan aktivitas yang membantu orang untuk menggunakan arsip. Jika suatu arsip memiliki nilai, maka harus tersedia bagi orang untuk melakukan penelitian. Berikut beberapa atribut yang dapat membantu orang untuk menggunakan arsip : 1) brosur; 2) wawancara; 3) ruang penelitian; 4) finding aids/alat bantu pencarian arsip; 5) koleksi referensi; 6) permohonan arsip oleh pengguna, berdasarkan saran dari arsiparis; 7) reproduksi/salinan arsip; 8) tanya jawab melalui surat, email, telephone 9) bimbingan; 10) hak cipta; 11) reproduksi/salinan arsip. Atribut ini dapat dilakukan oleh arsiparis agar pengguna dapat lebih memanfaatkan arsip baik untuk keperluan penelitian, sejarah dan pengetahuan umum. Disebutkan dalam UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan pasal 1 ayat 30, JIKN ini dapat dimanfaatkan sebagai sarana pelayanan arsip secara nasional untuk temu kembali arsip yang dikelola oleh ANRI, hal ini merupakan penjabaran dari atribut poin 4. Atribut poin 7, reproduksi/salinan arsip, termasuk alih media arsip dilakukan dalam rangka penyediaan arsip dimaksudkan untuk memudahkan akses terhadap arsip, sesuai dengan PP No. 28 Tahun 2012 pasal 37.

Permasalahan layanan referensi

Arsiparis referensi membutuhkan standar komunikasi dan keterampilan manajemen waktu, serta kemampuan teknis dan pengetahuan yang komprehensif tentang organisasi dan koleksi arsip yang dimiliki, asal dan aksesibilitasnya. Arsiparis referensi perlu terlibat dalam pelatihan internal dan eksternal dan mengikuti kursus untuk pengembangan wawasan. Arsiparis harus dapat berkomunikasi dengan pengguna terutama peneliti dari berbagai latar belakang berbeda.

Tuntutan untuk membantu para peneliti, arsiparis referensi harus tidak memihak, sopan, tidak mengungkapkan minat penelitian dari satu pengguna ke pengguna lain. Banyak orang menyamakan arsip dengan perpustakaan yang dapat menimbulkan sejumlah kesalahpahaman dan hambatan potensial bagi arsiparis referensi. Orang terbiasa mengakses katalog perpustakaan yang berbasis subjek, sebaliknya di arsip lebih berbasis pada aktivitas sehingga membuat bingung pengguna atau peneliti. Untuk mengatasi masalah ini, arsip sering kali menyediakan alat bantu pencarian/findings aid yang lebih deskriptif.

Layanan referensi berbasis daring mengakibatkan penurunan kunjungan fisik ke arsip. Ini perlu juga menyeimbangkan layanan referensi tradisional dan non tradisonal agar sesuai dengan arsip, sumber dayanya, dan penggunanya sangat penting. Adanya internet memberikan kedekatan dan kenyaman, namun pengguna ini mengharapkan tanggapan yang instan sehingga perlu disiasati dengan membuat FAQ di dalam website arsip.

Penggunaan ilegal bisa terjadi karena adanya akses bebas arsip. Arsiparis referensi perlu memikirkan implikasi dari penyediaan akses online salinan digital arsip ini.

Mempelajari Penggunaan Arsip

Ada potensi besar untuk penggunaan statistik yang berasal dari layanan referensi dan akses seperti jumlah pengguna, hits website, arsip yang sering digunakan dan survei penggunaan. Mengumpulkan dan menganalisis data ini memerlukan waktu, namun hasilnya informasi yang didapat menjadikan arsip mereka efektif, terlihat, dan dihargai oleh pengguna, organisasi dan komunitas.

Kesimpulan

Arsip dikelola, diberikan akses dan layanan sesuai undang-undang yang ada. Arsiparis referensi yang menyediakan akses dan layanan referensi memiliki peran penting untuk membuat tujuan ini menjadi kenyataan. Lembaga arsip harus memiliki kebijakan dan prosedur yang mendorong penelitian dan memenuhi kebutuhan, pengguna dan memastikan kepemilikan arsip.

Layanan referensi harus mendukung persyaratan legislatif dan tujuan arsip apa pun, dan dirancang dengan mempertimbangkan sumber daya arsip dan kebutuhan peneliti. UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan dapat digunakan sebagai dasar kebijakan dalam mengembangan akses dan layanan referensi. Mengacu pada undang-undang ini, lembaga arsip juga dapat merumuskan prosedur dan pedoman yang sesuai dengan lembaganya.