Program Manajemen Arsip dan Informasi (Program RIM)

Manajemen arsip merupakan pengelolaan sistematis semua arsip dari penciptaan/penerimaan, melalui pemrosesan, pendistribusian, pengorganisasian, penyimpanan dan temu kembali untuk serta terakhir disposisi. Manajemen arsip (Record management) berkembang menjadi manajemen arsip dan informasi (record information and management/RIM).

Program RIM merupakan pedoman atau panduan yang dibuat dan dilaksanakan oleh institusi untuk mengelola rekod dan informasi yang dimiliki.

Komponen program RIM berisi penyimpanan arsip; retensi & pemusnahan arsip; pemenuhan hukum dan peraturan, pengelolaan arsip aktif dan inaktif. Terdapat pula Audit arsip; Pengelolaan formulir; Pencegahan bencana, Persiapan dan pemulihan; dan Implementasi dan Pelaksanaan kebijakan RIM.

Penyimpanan arsip

Penyimpanan arsip meliputi panduan terkait alat dan perlengkapan untuk menyimpan arsip aktif dan inaktif, keselamatan, keamanan serta lingkunangan untuk penyimpanan semua arsip.

Retensi dan pemusnahan arsip

Retensi dan pemusnahan arsip menentukan arsip yang harus disimpan, berapa lama disimpan dan bagaimana di disposisi (dimusnahkan atau disimpan permanen).

Jadwal retensi

Pembuatan jadwal retensi diriview dan diverifikasi oleh semua anggota di lembaga. Pelaksanaan jadwal retensi dibagikan dan dijelaskan ke semua anggota serta mengikuti undang-undang dan peraturan yang ada.

Penyesuaian undang-undang dan peraturan, organisasi perlu menetapkan kebijakan dan prosedur sesuai undang-undang, peraturan dan ISO yang berlaku.

Pengelolaan arsip aktif

Pengelolaan arsip aktif secara fisik dan elektronik perlu pengendalian biaya seperti pengendalian biaya dan penerapan digital imaging system.

Pengendalian biaya termasuk gaji, biaya ruang penyimpanan, serta biaya alat dan perlengkapan.

Digital imaging system dilakukan dengan mengkonversi arsip ke format digital, sehingga dapat menggantikan fisik arsip atau mikrografis.

Pengelolaan arsip inaktif

Pengelolaan arsip inaktif mulai dari ketersediaan, penyimpanan dan pemusnahan arsip inaktif dilakukan sesuai jadwal retensi. Arsip inakftif di dalamnya terdapat arsip vital yang harus dilindungi, sehingga organisasi perlu menetapkan prosedur, mengembangkan dan mengimplementasikan program kesiapsiagaan dan pencegahan.

Audit Arsip

Audit arsip merupakan inspeksi berkala untuk memverifikasi bahwa suatu aktivitas telah sesuai dengan program RIM.

Audit arsip menyediakan informasi:

Informasi aktivitas saat ini; tujuan yang dicapai, apakah kebijakan dan prosedur tertulis tersedia dan diikuti oleh semua personel, mencerminkan cara dokumen diproses, dan ruang lingkup kegiatan RIM dan permasalahan;
Analisis sistem saat ini dan kebutuhannya; tata letak file, efektivitas dan validitas kebijakan dan prosedur, kualifikasi staf, penggunaan peralatan, sistem retensi aktif dan inaktif, biaya pengoperasian, langkah-langkah keamanan untuk menjaga dan melindungi arsip;
Solusi untuk meningkatkan program RIM. Termasuk perkiraan biaya untuk mengimplementasikan rekomendasi

Pedoman arsip dan informasi

Pedoman arsip dan informasi berguna pegangan prosedur pelaksanaan program dan kebijakan RIM serta pertanggungjawaban berbagai fase program, SOP serta bantuan pelatihan staf.

Pengelolaan formulir

Pengelolaan formulir diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pengumpulan data. Data yang dikumpulkan: data konstan (tidak dapat diubah, tanggal, kuantitas, deskripsi, harga, jumlah di faktur (invoice); data variable (berubah tiap waktu, di bank pengisian tanggal, nama, jumlah uang, dan tanda tangan). Desain formulir dibuat agar formulir efisien ketika diisi.

Pencegahan, kesiagaan & pemulihan bencana

Pencegahan, kesiagaan & pemulihan bencana digunakan untuk memberikan panduan untuk melindungi arsip dan informasi serta melanjutkan aktivitas bisnis ketika keadaan darurat dan bencana terjadi.

Pencegahan adalah langkah-langkah diambil untuk mengurangi kemungkinan kerugian akibat dari keadaan darurat; Kesiagaan dipersiapkan untuk merespons ketika terjadi keadaan darurat; Pemulihan adalah operasi dengan cepat, terutama sistem dan proses vital yang akan terus menghasilkan produk dan layanan serta mempertahankan pengguna.

Manajemen Pengetahuan

Manajemen Pengetahuan mencakup penciptaan, penyimpanan, penelusuran, dan berbagi pengetahuan organisasi — mirip dengan RIM.

Manjemen pengetahuan digunakan untuk melakukan inventarisasi, pengumpulan, pengorganisasian, dan penyimpinan pengetahuan karywawan di basis data sehingga pengetahuan yang telah dikelola dapat menempatkan dan memaksimalkan karyawan.

Perangkat lunak RIM

Perangkat lunak RIM, perlu memiliki beberapa fitur seperti :

Memungkinkan pengelolaan dokumen elektronik dengan cara yang sama seperti arsip fisik;
Mengotomasi proses retensi arsip dan memastikan implementasi dan kepatuhan kebijakan penyimpanan arsip organisasi.
Memungkinkan pelacakan arsip paten, merek dagang, dan hak cipta;
Memfasilitasi eDiscovery melalui kemampuan pencarian dokumen elektronik dan fisik;
Menyediakan penelitian hukum dan peraturan yang diperlukan untuk menyiapkan dan memperbarui jadwal retensi arsip;
Menyediakan cadangan online jika diminta;

Implementasi dan pelaksanaan kebijakan

Manajer RIM bertanggung jawab untuk mengimplementasikan kebijakan dan memastikan bahwa semua karyawan mematuhi kebijakan tersebut. Koordinator RIM ditunjuk untuk memikul tanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi kegiatan retensi di departemen itu.

Setiap lembaga pasti memiliki arsip sehingga perlu mengimplementasikan Program RIM. Program RIM yang diimplementasikan lembaga mulai dari penyimpanan arsip; retensi & pemusnahan arsip; pemenuhan hukum dan peraturan hingga pengelolaan arsip aktif dan inaktif. Agar program RIM dapat berjalan efektif dan efisien, lembaga perlu melakukan Audit arsip; Pengelolaan formulir; Pencegahan, persiapan dan pemulihan bencana; dan Implementasi dan Pelaksanaan kebijakan RIM. Selain itu, melaksanakan manajemen pengetahuan akan menghasilkan sumber daya yang dapat dimaksimalkan oleh lembaga. Perangkat lunak RIM memudahkan lembaga dalam pengelolaan arsip yang dimiliki karena sudah memanfaatkan tekonologi.

Program RIM dapat berbeda bergantung pada kebijakan dan kebutuhan masing lembaga. Program RIM juga harus memerhatikan peraturan, undang-undang yg berlaku serta berbagai pedoman dan standar yangg ada. Manajer rekod berperan sebagai pengawas dan mengarahkan anggotanya agar program RIM dapat dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Rangkuman dari “Read, J., & Ginn, M. L. (2015). The Records and Information Management Program. In Records management. Cengage learning." disusun untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Nina Mayesti"