Membuat anggaran untuk sistem perpustakaan terintegrasi (ILS)

Ketika Anda menulis atau memperbarui rencana strategis jangka panjang dan rencana teknologi, dan kedua rencana itu disetujui oleh dewan perpustakaan atau badan administratif lainnya, maka langkah selanjutnya adalah membuat permintaan modal dalam pengajuan anggaran tahunan Anda. Permintaan modal adalah permintaan di luar biasanya, dana rutin untuk mengoperasikan perpustakaan.

Dana operasional adalah untuk personil, bahan untuk koleksi, langganan basis data, perlengkapan kantor, utilitas, akses Internet, dan pemeliharaan bangunan. Dana modal adalah permintaan satu kali untuk proyek-proyek khusus seperti mengganti atap, membeli kendaraan, atau, seperti dalam contoh ini, membeli sistem perpustakaan terpadu dan peralatan terkait, hardware, dan peripheral.

Membuat anggaran untuk sistem perpustakaan terintegrasi (ILS)

Grid Perbandingan Harga Vendor

Buatlah grid yang membandingkan harga untuk perangkat lunak, perangkat keras, layanan, add-ons, dan pelatihan antara perusahaan Anda sebagai pertimbangan
Kompilasi informasi terorganisir ini akan membantu Anda menulis anggaran yang diusulkan untuk permintaan modal ILS.
Setelah Anda memiliki perkiraan yang baik dari dana yang dibutuhkan untuk membeli ILS, Anda dapat menulis anggaran dan pernyataan pembenaran.
Harap dicatat bahwa administrator mungkin ingin melihat daftar vendor yang menunjukan bahwa anda telah meneliti untuk proyek ILS.
Presentasi ini harus mencakup perusahaan dari mana saja anda ingin menerima tawarannya. Tidak termasuk vendor yang produknya tidak sesuai dengan operasi Anda.
Jika administrator hanya melihat semata-mata garis bawah, vendor dengan harga termurah mungkin tiba-tiba akan menjadi satu-satunya pilihan yang tersedia untuk Anda.
Harga untuk sistem perpustakaan terpadu bervariasi sebesar 50 persen atau lebih.
Jika Anda usulkan anggaran yang lebih tinggi, anggaran dan justifikasi pernyataan rinci harus menunjukkan bagaimana harga Sistem yang lebih tinggi yang akan anda beli Tersebut adalah Sistem yang lebih baik dan menguntungkan bagi perpustakaan.

Mempersiapkan Anggaran untuk Persetujuan

Setelah Anda mengumpulkan informasi tentang sistem perpustakaan terintegrasi yang tersedia dan meminta vendor untuk estimasi biaya, sekarang saatnya untuk membuat anggaran untuk hadir untuk persetujuan mencakup software ILS, perangkat keras yang diperlukan untuk mengoperasikan perangkat lunak, persiapan ruang untuk rumah perangkat keras, konversi retrospektif, peripheral, biaya berlangganan untuk layanan copy-katalogisasi, instalasi, pemeliharaan, pelatihan, dan add-ons seperti modul serial, software pencarian federasi, atau sistem reservasi computer
Membuat anggaran rinci daftar harga untuk setiap item. Ini akan membantu untuk membenarkan jumlah dana yang Anda minta. Hal ini penting untuk menunjukkan bahwa Anda telah memberikan pemikiran dan pertimbangan usulan anggaran Anda. Setiap jenis kesalahan akan menyebabkan administrator atau anggota dewan mempertanyakan seluruh dokumen.
Perpustakaan dapat mulai dengan sistem dasar dan membeli fitur tambahan nanti.
Sebuah anggaran rinci juga akan mencegah luka begitu dalam bagi Anda dari pembelian sistem ILS yang diperlukan.
Berikut adalah contoh dari permintaan anggaran rinci untuk sistem perpustakaan turnkey terintegrasi.
Anggaran sampel bertepatan dengan rencana dan teknologi contoh rencana strategis yang diberikan dalam Bab 7.
Dalam ilustrasi ini, direktur perpustakaan mengusulkan bahwa perpustakaan membeli perangkat lunak ILS, hardware, add-ons, dan peripheral dari satu vendor. Add-ons meliputi (1) modul akuisisi, (2) sistem pemberitahuan telepon, (3) software pencarian federasi, dan (4) diperkaya konten (Cover buku, ulasan, dan ringkasan) untuk katalog akses publik. perpustakaan saat ini memiliki jaringan area lokal dengan akses ke Internet, sehingga biaya peralatan hanya mencakup biaya untuk menginstal data server dan Web server di ruang server.

Contoh permohonan anggaran untuk ILS

Kepala perpustakaan menjelaskan, permintaan anggaran lebih besar
Tata usaha hanya mampu membiayai permintaan anggaran ILS dengan pengecualian web server, 3 barcode scanner dan komponen akuisi online
Kepala perpustakaan meminta bantuan teman perpustakaan
Kepala perpustakaan mendahulukan membeli web server, komponen akuisisi dan 3 barcode scanner
Kepala perpustakaan bernegosiasi dengan tata usaha dan teman perpustakaan
Untuk sekolah mandiri/daerah dapat memperoleh bantuan dari induk organisasinya
Perpustakaan Perguruan tinggi dapat memohon bantuan dari kantor pengembangan

Pernyataan Justifikasi

Pernyataan justifikasi adalah dokumen satu atau dua halaman yang menyatakan secara ringkas mengapa ILS perlu dibeli. Pernyataan adalah kesempatan untuk mempresentasikan penelitian yang telah Anda investasikan ke dalam proses dan untuk menggambarkan bagaimana ILS ini akan meningkatkan layanan perpustakaan ke pelanggan.

Jawab pertanyaan-pertanyaan berikut di isi pernyataan justifikasi:

Mengapa diperlukan sistem perpustakaan terintegrasi yang baru dan mengapa perlu saat ini?
Siapa yang akan mendapat manfaat dari ILS baru — staf, peminjam, atau keduanya?
Nyatakan apakah sistem baru akan menghemat uang dan, jika demikian, siap memberikan angka untuk mendukung klaim ini.
Bagaimana perangkat lunak dan perangkat keras ILS akan dibayar? Apakah ada opsi untuk sumber pendanaan?
Pernyataan bisa dimulai dengan pernyataan bahwa perpustakaan harus membeli sistem baru untuk memenuhi permintaan pelanggan. Pernyataan ini diikuti oleh contoh spesifik tentang bagaimana ILS baru akan meningkatkan operasi.Akhiri pernyataan dengan kemungkinan jalan untuk mendanai proyek, seperti dana modal, opsi sewa, teman perpustakaan, organisasi orang tua guru, hibah, atau sumbangan.

Contoh Pernyataan Justifikasi

Pengguna perpustakaan tidak dapat memperbarui materi mereka secara online dan ini adalah fitur yang mereka minta. Sekitar 50 persen panggilan telepon yang dilakukan ke perpustakaan adalah untuk memperbaharui materi. Perpanjangan online akan membebaskan saluran telepon kami untuk panggilan lain dan memungkinkan staf sirkulasi untuk lebih melayani pelanggan di meja. Sistem otomasi baru akan memberi tahu pelanggan melalui email atau telepon bahwa materi mereka sudah lewat waktu atau bahwa bahan yang dipesan tersedia untuk diambil. Fitur ini akan menghemat ratusan dolar setiap tahun dalam bentuk kertas, amplop, dan ongkos kirim karena staf perpustakaan tidak akan lagi mengirim pemberitahuan atau tagihan yang terlambat setiap minggu. Pelanggan akan menerima pemberitahuan melalui surat elektronik bahwa barang hampir jatuh tempo diikuti oleh tiga pemberitahuan lewat waktu berikutnya setiap dua minggu melalui email atau pemberitahuan telepon otomatis jika bahan tidak dikembalikan

Fitur penting lain dari quality automation system adalah federated searching. Federated searching akan menggabungkan semua sumber daya elektronik kami dengan sumber daya cetak kami. Misalnya, jika seseorang mencari informasi tentang cara membangun gudang, mereka tidak hanya akan menemukan buku tentang membangun gudang, tetapi juga artikel majalah dan buku elektronik. Saat ini, perpustakaan memiliki beberapa database di situs Web-nya yang harus dicari secara individual. Pencarian federasi memungkinkan pelanggan untuk mencari katalog online, database perpustakaan, dan e-book secara bersamaan.

Atribut lain dari a quality integrated library system adalah patron authentication. Fitur ini memungkinkan pelanggan mengakses sumber daya elektronik di situs Web perpustakaan dari jarak jauh dari rumah, kantor, atau kedai kopi lokal. Sebagai contoh, perpustakaan menyediakan dua basis data silsilah di situs Web-nya tetapi basis data tidak dapat digunakan di luar perpustakaan karena perangkat lunak ILS saat ini tidak mengautentikasi pelanggan yang mengunjungi situs web perpustakaan. Dengan sistem perpustakaan terintegrasi yang ditingkatkan dan kuat, pelanggan akan memasukkan nomor kartu dan kata sandi perpustakaan mereka dan dapat menggunakan semua sumber daya elektronik yang ditawarkan perpustakaan di situs Web-nya. Ini membuat informasi tersedia untuk pengguna perpustakaan 24 jam sehari, 7 hari seminggu, 365 hari setahun.

Sehubungan dengan pembayaran untuk sistem otomasi berkualitas,, dimana saja, mungkin dapat memasukkan opsi pembelian sewa jika dana modal tidak tersedia. Dana untuk modal atau opsi pembelian sewa dapat mencakup uang dari dana perpustakaan, bantuan negara, sumbangan, atau hibah. Biaya pemeliharaan tahunan juga perlu dipertimbangkan jika proyek modal disetujui. Rincian disediakan dalam permintaan anggaran modal terlampir.

Membocorkan Anggaran yang Diajukan untuk Proyek ILS

Ingat bahwa anggaran yang Anda berikan untuk persetujuan dapat berubah selama proses RFP. Penawaran kompetitif dapat menyebabkan harga menjadi lebih rendah, atau faktor ekonomi dapat menyebabkan harga naik.

Selama interaksi Anda dengan konsultan penjualan, jangan ungkapkan angka anggaran rata-rata. Ini akan menghilangkan kemampuan Anda untuk menerima atau menegosiasikan penawaran terbaik. Perwakilan penjualan dapat menanyakan jenis kisaran harga yang diberikan pesaing mereka

Referensi

Resume Webber, D., & Peters, A. (2010). Creating the Budget for ILS. In Integrated library systems: Planning, selecting, and implementing. ABC-CLIO dirangkum oleh oleh Kelompok 1: Dini Resmita, Gani Nur Pramudyo, dan Riyan Sanjaya untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Automasi lembaga Informasi, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Nina Mayesti"