Pengantar Ilmu Kearsipan

Tulisan Thomassen (2001) yang berjudul A first introduction to archival science ini memberikan definisi dan penjelasan mengenai gambaran ilmu kearsipan, tidak mendukung atau menolak teori tunggal. Memberikan pemahaman yang jelas kepada arsiparis mengenai apa itu arsip dan entitas fundamentalnya, bagaimana entitas fundamental arsip berkaitan dengan entitas lain, bagaimana kualitas arsip dan arsip dapat dinilai dan dipastikan.

Arsiparis perlu memahami prinsip tersebut agar arsip dapat tersedia dalam sistem arsip, untuk selanjutnya dianalisis dan dikomunikasikan.

Definisi dan Fungsi arsip

Arsip sebagai process-bound information, informasi diciptakan oleh proses kerja yang jelas dan tersusun dan terekam oleh proses kerja di dalam aliran yang dapat diterima dari konteks proses kerjanya. Arsip berbeda dari dokumen lain karena alasan penciptaannya. Tidak seperti buku di perpustakaan, yang merupakan produk dari kegiatan pengumpulan secara sadar, arsip terkait dengan proses yang menciptakannya.

Process-bound information, informasi diciptakan dan terhubung ke work processes (proses kerja). Proses kerja adalah bentuk organisasi dimana sebuah tugas atau bagian tugas dilaksanakan. Istilah di perusahaan sering disebut business processes (proses bisnis). Penting membedakan core/key and support processes, core prosess, secara langsung bertujuan mencapai sasaran organsasi-menyediakan komoditas atau layanan kepada pelanggan sedangkan support process, bertujuan mendukung tugas utama.

Linked to coherent work process. Bertujuan untuk menyelesaikan misi organisasi, proses kerja mendukung penciptaan arsip organisasi, pencipta arsip dan kesulurahannya. Pengelola proses kerja ini disebut aktor-aktor bisa dari organisasi (agensi pemerintah, asosiasi, perusahaan), bagian organisasi (departemen), keluarga dan individu. Informasi diciptakan oleh proses kerja, terhubung oleh proses kerjanya agar dapat ditemu balik di waktu dan tempat lain dalam konteks yang sama.

Arsip berfungsi sebagai memori individu, organisasi dan masyarakat. Individu menjaga arsip untuk mengingat, mengingatkan dan diingatkan. Organisasi perlu memori perusahaan untuk memungkinkan organisasi berjalan, akuntabel, dan sebagai sejarah. Masyakarat tidak menciptakan arsip, tapi mendorong penciptaan dan pemeliharaan arsip tersebut. Arsip di organisasi menyediakan dukungan manajemen operasional. Tanpa arsip , kegiatan dan transaksi bersama yang ditetapkan proses kerja tidak dapat harmonis, kebijakan satu arah. Arsip tidak hanya menjamin pekerjaan selesai, efektif dan efisien tapi memungkinkan orang lain untuk mengecek pekerjaan yang telah selesai dan bagaimana.

Agent of accountability and evidence. Individu, swasata, lembaga publik perlu arsip untuk melaksanakan kegiatan dan transaksi yang membutuhkan efisiensi, prinsip good governance, ataupun sebaliknya.

Historical. Individu dan organisasi menciptakan arsip karena mereka tidak ingin dilupakan. Contohnya diari, foto album, dan buku tamu yang dijaga dan disimpan agar sampai ke penerus. Arsip dapat pula menjadi bagian dari warisan bdaya dan sumber potensial untuk penelitian sejarah.

Entitas fundamental arsip

Entitas fundamental arsip terdiri dari bentuk, struktur dan konteks. Struktur internal arsip (form) berisi physical form dan intelectual form. Physical form arsip memiliki karakteristik fisik, format, nomor halaman, kualitas pembawa informasi. Intelectual form arsip, cara dimana informasi terekam dengan terstruktur. Pada prinsipnya, physical form dan intelectual form digunakan untuk menggali informasi yang terekam dalam arsip.

Struktur arsip, arsip berfungsi mendokumentasikan proses kerja. Struktur arsip berisi dimensi physical, logical dan functional. Physical, urutan fisik yang merepresentasikan fungsinya, seperti berdasarkan urutan kronologi, file data di dalam hardisk PC. Logical atau arragement dalam arsip, merepresentasikan hubungan logis dan fungsional diantara arsip dimana arsip berisi, contohnya struktur direktori.

Konteks penciptaan arsip merepresentasikan bagaimana arsip tercipta, terstruktur dan diterima, didasarkan pada faktor lingkungan yaitu fungsi dan organisasi. Konteks fungsi berikaitan dengan misi organisasi dan aktivitas mengembangkan kinerja. Konteks orginasasi atau prosedur, melibatkan struktur organisasi, aktor, interaksi dan penataan proses kerja untuk meningkatkan kinerja. Konteks fisik/material berisi lokasi, objek dan dokumen disimpan.

Organisasi formal dan kompleks memiliki alur informasi yang tak terkendali, sehingga perlu proses kerja dan alur dokumen. Alur dokumen adalah aturan untuk memastikan dokumen yang diciptakan oleh proses kerja terhubun dan dikenali sehingga mudah untuk temu balik dan penggunaan kembali.

Metodologi arsip

Metodologi kearsipan menyediakan dasar membuat persyaratan fungsi untuk sistem record-keeping, pemiliharaan, penggunaan, temu balik arsip, fondasi kebijakan penilaian, untuk sistem temu balik arsip yang efisien dan efektif. Metodologi kearsipan menyediakan kumpulan instrumen untuk ditetapkan, dipelihara dan dianalisis untuk kualitas process-bound information.

Digunakan pula untuk peniptaan deskripsi, penilaian dan pemeiliharaan arsip serta penciptaan proses kerja. Bentuk, struktur dan konteks arsip bisa dimanipulasi untuk mengubah makna dari konten sehingga informasi menjadi tidak realibel, tidak berkualitas hingga hilangnya data. Sehingga perlu untuk mematuhi bentuk, struktur (the principle of original order), dan konteks (the principle of provenance) yang berarti memelihara hubungan antara konten, arsip, serta fungsi dan proses penciptaan.

Penggunaan metodologi kearsipan berisi dua pendekatan. Pertama, arsip dipertimbangkan sebagai entitas fisik-analisis arsip dan arragement didalam arsip mencoba untuk memperoleh pengetahuan dari hubungan keseluruhan arsip dan proses kerja yang diciptakan. Kedua, arsip dipertimbangkan provenance-nya, misal fungsional dan organisionalnya. Secara fungsional, dapat dilihat dengan menganalisis misi, fungsi, tugas dan pemetaan aktor, mandat dan proses kerja.

Penelitian kearsipan berhubungan dengan elemen data, arsip dan konteks. Ilmu arsip cenderung interpretatif, bertujuan menginterpretasikan hubungan. Penelitian arsip menggali bagaimana memori disimpan, bagaimana memori diciptakan dan bagaimana memori bekerja.

Kesimpulan

Tulisan ini dapat menjadi dasar dalam memahami ilmu arsip, dari fungsi hingga metodologi penelitian kearsipan. Penjelasan sederhana dan mudah dipahami oleh arsiparis dan akademisi.

Tulisan kedepan harus menampilkan contoh yang mendalam terkait praktik metodologi kearsipan serta definisi yang jelas terkait kearsipan

Infografis Ilmu Kearsipan

Infografis: Mengenal kearsipan karya Gani Nur Pramudyo

"Rangkuman tulisan Thomassen (2001) yang berjudul A first introduction to archival science, disusun oleh Gani Nur Pramudyo (1906331415) untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Raistiwar Pratama"