Dutch Manual sebagai Kitab Suci Arsiparis

Tulisan ini merupakan sebuah rangkuman dari artikel yang ditulis oleh Pratama (2017) yang berjudul “Hilangnya Catatan Kaki: Pokok-Pokok Gagasan Kearsipan Dalam Dutch Manual”. Melalui tulisan ini penulis mencoba menggali dan mengeksplorasi Dutch Manual dalam tradisi kearsipan Indonesia. Berikut beberapa poin penting dan rangkuman artikel tersebut.

Dutch manual memiliki prinsip arangement dan description, disebut juga kitab suci arsiparis (Cook, 1997). Dutch Manual diangap sebagai permulaan diskusi perkembangan teori kearsipan. Duchein, Coeure dan Duclert menyebut prinsip provenane (perancis) dan original order (jerman) merupakan dasar bagi ilmu kearsipan. Dutch Manual menandai terpisahnya Ilmu Kearsipan dari Ilmu Perpustakaan. Belanda berhasil menggabungkan provenance dan original order menerapkannya untuk menyusun inventaris.

Sebelum Kelahiran Dutch Manual di Belanda

Pada tahap pertama (1795 – 1873). Situasi berubah dari kepentingan legal-antiquarian menjadi kepentingan historical-antiquarian. Pada waktu itu arsip telah menjadi serangkaian series sumber-sumber bersejarah. Pada waktu itu. hanya ada satu aturan utama yaitu menempatkan arsip berdasarkan penciptanya (lembaga pemerintah, lembaga daerah, kota, provinsi atau negara bagian) dan tidak mencampurkannya dengan arsip lembaga lainnya. Lalu, inventaris umum dari keseluruhan repository disusun secara urut waktu.

Pada tahap kedua (1874 – 1898). Muller dan Riemsdijk menolak untuk mengolah arsip berdasarkan ketentuan Dutch Manual. Muller menerbitkan pokok-pokok pikirannya sendiri pada tahun 1880 di laporan tahunan Kota Utrecht di mana dia ditunjuk menjadi arsiparis kota (city archivist).Tujuh tahun sebelum penerbitan Dutch Manual, arsiparis Belanda setuju untuk membentuk organisasi arsiparis pertama di dunia, bernama Asosiasi Arsiparis Belanda (Vereniging van Archivarissen in Nederland [VAN]) diketuai oleh Muller. Van dibentuk untuk menyusun rancangan Dutch Manual, pada Mei 1898, Handleiding voor Het Ordenen en Beschrijven van Archieven resmi terbit.Pada 1905, Fruin, Muller, dan Fruin yang kemudian dikenal sebagai Trio Belanda melakukan perbaikan untuk edisi Jerman, Italia, dan Perancis yang entah karena apa tidak disertakan pada edisi kedua berbahasa Belanda yang terbit pada 1920.

Kerangka Pemikiran Dutch Manual

Menurut Horsman et.al. (2003: xvii – xxiv) terdapat enam bahasan utama: Archive, Arrangement, Original Order, Organic Whole, Organization, dan Archive and Description. Konsep arsip sejarah komunitas (communal historical archive concept) berganti menjadi konsep lembaga administrasi.

Arsip merupakan milik administrasi bukan komunitas.
Arrangement. Arsip harus ditata secara sistematis dan klasifikasi awalnya harus dipertimbangkan. Tidak hanya klasifikasi asal (natural classification) yang penting diperhatikan, tetapi juga struktur intern (internal structure) arsip mesti diperhatikan juga.
Original order. Arsip merupakan kesatuan organis.
Setiap tugas departemen bisa disatukan dan membentuk fungsi umum administrasi
Inventaris harus menyediakan kerangka utama isi arsip, bukan isi dokumen

Pengaruh dan Terjemahan Dutch Manual

Dutch Manual tidak hanya penting untuk mengolah arsip statis namun juga untuk menilai nilai arsip dinamis. Akan tetapi, masih menurut dia, standardisasi dan kodifikasi teori dan metodologi kearsipan yang termaktub dalam Dutch Manual, justru menghalangi perkembangan teori kearsipan dan profesionalisme arsiparis untuk waktu yang cukup lama (Ketelaar).

Undang-undang pertama kearsipan (de archiefwet) yang disahkan pada 1918 di Belanda amat dipengaruhi Dutch Manual. Rancangan undang-undang tersebut selesai pada 22 Mei 1906 yang kemudian berjudul “Rancangan Undang-Undang Kearsipan Belanda”.

Dua puluh tahun setelah terbit, undang-undang tersebut mengadopsi beberapa pokok-pokok pikirannya. Konsep “communal historical archives” dan “city archives” yang telah ada sebelum 1898 segera digantikan archives of administration. Lebih lanjut, undang-undang kearsipan pertama menguraikan pokok-pokok Dutch Manual dengan memilah masing-masing bab yang berjudul “Arsip Provinsi dan Kerajaan”, “Arsip Pemerintah Daerah” , dan “Arsip Departemen Pengairan, Lahan Gambut, dan Polder”. Undang-undang tersebut mempertimbangkan archival fonds dan para pencipta arsip (creating agencies) penting bagi setiap pengadministrasi. Secara umum, undang-undang tersebut menerapkan kebijakan desentralisasi pengelolaan kearsipan, sedangkan Dutch Manual lebih fokus kepada prinsip-prinsip dasar pengarsipan dan panduan untuk menyusun inventaris.

Pokok-Pokok Gagasan Dutch Manual

Menurut Horsman (1993), terdapat tiga gagasan utama Dutch Manual: 1) Mendefinisikan archival fonds, 2) Menemukan kaitan antara koleksi arsip (the archive) dan fungsi penciptanya, dan 3) Menjadikan arsiparis cermat mengamati batas-batas dan struktur suatu arsip yang mesti dicermati, dan hal tersebut hanya bisa dilakukan dengan memahami konteks asalnya.

Terkait dengan tradisi kearsipan di Indonesia, terdapat lima konsep yang dapat dipahami dari Dutch Manual. Kelima konsep tersebut antara lain archive(s), arrangement, description, provenance, dan original order. Kelimanya merupakan penyederhanaan dari apa yang dikemukakan Horsman et.al. Menurut mereka Dutch Manual terdiri dari empat tema utama: the archive, arrangement, respect des fonds, organic whole dan the organization, dan the archive (Horsman et.al., 1993). Archief(-even) merupakan obyek suatu inventaris. Archives sebagai kumpulan records yang merupakan satu kesatuan koleksi (archival collection). Tiga arti arsip yang saling terkait satu sama lain: tempat (repository atau depository), lembaga, dan koleksi dokumen.

Menurut Horsman et.al. (2003) pembahasan Dutch Manual lebih menitikberatkan pada arrangement daripada description. Walaupun description tercantum di judul dan berfungsi sebagai salah satu unsur penyusunan inventaris, description hanya sedikit menerima perhatian. Inventaris “… harus menyediakan kerangka isi arsip, bukan isi dokumen”, dan juga inventaris berbeda dari calendar.

Secara sederhana, provenance merupakan aturan di mana arsip (archives) tidak bercampur dengan arsip (archives) lainnya yang berbeda kepemilikan. Original order dipahami sebagai aturan untuk menghargai struktur internal arsip (records) dan hubungannya dengan penciptaan dan pengembangan pencipta arsip. Penulis temui bahwa frasa ‘organization’ yang terdapat di Dutch Manual serupa dengan ‘arrangement’ dan ‘order’. Dapat simpulkan bahwa arrangement dan description merupakan metode penataan arsip, baik arsip dinamis maupun arsip statis, sedangkan provenance dan original order merupakan metodologi penataan arsip.

KESIMPULAN

Dutch Manual berhasil menggabungkan provenance dan original order, lalu menggunakannya untuk menyusun inventaris berdasarkan keunikan tradisi kearsipan Belanda. Dutch Manual merupakan bentuk kodifikasi pertama dan memberikan definisi sistematis mengenai tema dan lema kearsipan. Dutch Manual juga membantu memahami model daur hidup. Melalui Dutch Manual, arsiparis Indonesia dapat mempelajari dan mengambil beberapa manfaat dari tradisi kearsipan Eropa yang berpengalaman mengelola arsip kertas.

Para peneliti sejarah tentu lebih merasa dipermudah untuk mengetahui informasi perihal (information of) para pencipta arsip bukan hanya informasi mengenai (information about) para pencipta arsip. Arsip pun dapat menjadi kajian bukan hanya sebagai sumber primer penulisan sejarah. Dus, Dutch Manual merupakan sumber primer kearsipan.

"Rangkuman “Hilangnya Catatan Kaki: Pokok-Pokok Gagasan Kearsipan Dalam Dutch Manual” karya Pratama (2017) disusun oleh Gani Nur Pramudyo (1906331415) untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Raistiwar Pratama".