Definisi, Fungsi dan Pengelolaan Arsip di Indonesia

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Definisi tersebut merujuk penjelasan arsip dinamis secara tidak langsung, namun istilah yang dipakai arsip.

Selanjutnya definisi arsip dinamis (record) menurut Thomassen (2011), bahwa record sebagai informasi yang terikat proses, yaitu: informasi yang dihasilkan oleh proses kerja yang koheren dan terstruktur dan direkam oleh proses kerja sedemikian rupa sehingga dapat diambil konteks proses kerja tersebut. Keduanya mencermikan record adalah hasil dari sebuah proses atau kegiatan.

Definisi, Fungsi dan Pengelolaan Arsip di Indonesia

Fungsi arsip

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, Arsip dibedakan menurut fungsinya menjadi dua jenis, yaitu arsip dinamis atau rekod (record) dan arsip statis (archive).

Arsip dinamis

Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip dinamis terdiri dari arsip aktif, in-aktif dan vital. Arsip aktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus; Arsip inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya telah menurun; sedangkan arsip vital adalah arsip yang keberadaannya merupakan persyaratan dasar bagi kelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabila rusak atau hilang.

Arsip statis

Arsip statis adalah adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan.

Fungsi record menurut Thomassen (2011) yaitu record as process-bound information-nformasi diciptakan terhubung ke proses kerja; records are linked to coherent work process- Bertujuan untuk menyelesaikan misi organisasi, proses kerja mendukung penciptaan arsip organisasi, pencipta record dan kesulurahannya; record as agent of accountability and evidence- kegiatan dan transaksi yang membutuhkan efisiensi, prinsip good governance; record as historical- menjadi bagian dari warisan budaya dan sumber potensial untuk penelitian sejarah.

Dijelaskan di Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 bahwa ada penggunaan arsip dinamis dan statis untuk membedakan keduanya. Sedangkan menurut Thomassen (2011) menggunakan record yang memiliki peran penting dalam setiap unsur individu, keluarga, organisasi dan perusahaan.

Pengelolaan Arsip

Menurut Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009, untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip. Menurut Thomassen (2011) dalam mengelola record perlu memerhatikan entitas penting seperti bentuk (form), struktur dan konteks. Untuk menjaga makna dari konten perlu mematuhi bentuk (form), struktur (the principle of original order), dan konteks (the principle of provenance) yang berarti memelihara hubungan antara konten, record, serta fungsi dan proses penciptaan.

Mengelola arsip perlu memerhatikan pedoman dan standar pengelolaan arsip. Pedoman terbaru keluaran ICA yaitu Record in Context dapat menjadi rujukan bagi arsiparis dalam pengelolaan record. Kenyataanya terkait metode kearsipan selalu berurusan dengan the principle of original order dan the principle of provenance, ini menjadi hal yang wajar karena keduanya menjadi dasar ilmu arsip. Seperti yang dibahas di dua artikel sebelumnya, Hilangnya Catatan Kaki: Pokok-Pokok Gagasan Kearsipan dalam Dutch Manual dan Dari Dutch Manual Hingga Records In Contexts: Perubahan dan Kesinambungan Prinsip-Prinsip Kearsipan yang menenkan pentingnya principle of original order dan the principle of provenance.

"Definisi, Fungsi dan Pengelolaan Arsip di Indonesia: Contoh dan kritik merupakan intepretasi tulisan Thomassen (2001) yang berjudul A first introduction to archival science, diresume oleh Gani Nur Pramudyo (1906331415) untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu: Raistiwar Pratama"