Teori kearsipan : Apa dan mengapa penting ?

Artikel yang ditulis ini merupakan rangkuman dari pemikiran Eastwood mengenai Teori kearsipan : Apa dan mengapa penting ?

Jhon Roberts

Menentang gagasan mengenai teori kearsipan. Menurut Roberts, Arsip hanya semata-mata berkaitan dengan masalah teknik dan prosedur semata.
Roberts berargumen bahwa arsiparis pekerjaan tentang melestarikan sumber-sumber sejarah atau studi masa lalu
Roberts memandang arsip sebagai konten yang akan di eksploitasi atau konteks yang akan membantu dalam memahami makna konten.
Roberts berargumen bahwa “pekerjaan arsiparis adalah tentang melestarikan sumber-sumber untuk studi masa lalu, sumber-sumber yang ditentukan oleh penelitian masa lalu menggunakan arsip mendorong proses akuisisi dan seleksi. Subjek yang menarik ditemukan oleh para sarjana sejarah, dan kemudian bahan arsip untuk memenuhi minat yang diidentifikasi dan dilestarikan. Dimensi evaluatif dari proses ini membutuhkan "kebijaksanaan sejarawan yang berpengetahuan luas ... bukan ketangkasan mekanis dari arsiparis yang terlatih" dan akibat argumen Roberts timbul pertanyaan tentang apa teori secara umum; apa tujuan teori dalam skema membangun pengetahuan tentang arsip; apa objek teori kearsipan itu, apa yang dilihatnya; dan apa hubungan teori dengan metode dan praktik.

Mendefinsikan Teori

Kata teori berasal dari theoria Yunani yang berarti melihat, melihat, merenung, atau spekulasi.
Playfair menulis pada tahun 1819 tentang "Natural Philosophy" yang mengamati bahwa "sebuah teori seringkali tidak lain adalah sebuah penemuan untuk memahami sejumlah fakta dalam satu ungkapan."
James Mill tahun 1869 berpendapat bahwa kata teori telah diputarbalikkan untuk menyatakan suatu operasi yang terdiri dari anggapan dan pengaturan hal-hal yang dianggap telah diamati dan Teori sebenarnya telah dikacaukan dengan Hipotesis. Sebuah teori bukanlah anggapan yang memulai kontemplasi. Ini lebih merupakan konstruksi mental yang berasal dari pengamatan untuk menjelaskan sifat dari objek perhatian.

Tujuan Teori Kearsipan

Roberts berasumsi bahwa aspek teoritis dari pengetahuan arsiparis harus diambil dari disiplin ilmu lain dan ia juga menyangkal bahwa ada konsistensi untuk praktik, karena tindakan dalam hal apa pun harus sesuai dengan kekhasan, bahkan singularitas masing-masing arsip.
Roberts berpendapat bahwa jika metode dan praktik didasarkan pada teori, hal tersebut dapat menjadi ujian teori. Jika metode dan praktik berdasarkan teori tidak berhasil, mungkin ada sesuatu yang salah dengan teori tersebut dan sebaliknya, metode dan praktik yang tidak didasarkan pada beberapa teori mungkin dapat dinilai hanya dari segi pragmatis: apakah mereka mencapai tujuan praktis yang ditetapkan untuk mereka pada awalnya dan karena hal tersebut Roberts mengambil pandangan pragmatis tentang situasi arsiparis, namun dia juga tidak menyangkal bahwa pandangan teoritis itu dapat memungkin.

Objek Teori Arsip

Eastwood menjelaskan bahwa sifat esensial arsip terikat dengan nilainya sebagai sumber sejarah. Menurutnya, para arsiparis menyelamatkan apa yang bernilai historis. Mungkin itulah yang dimaksud Roberts dengan mengatakan bahwa satu-satunya perspektif teoretis yang tepat tentang arsip adalah historiografis. Dari perspektif dan kebutuhan arsiparis, arsip bukanlah bahan sumber sejarah. Objek pertama dari teori kearsipan adalah sifat dokumen atau catatan kearsipan.

Suatu organisasi atau perseorangan, dalam menjalankan suatu urusannya, mereka membuat dokumen-dokumen untuk menangkap fakta-fakta dari tindakan/kegiatan yang dilakukan untuk dijadikan referensi di masa depan. Hal ini berguna untuk memperluas ingatan dan untuk membuatnya bertahan lama. Jadi terdapat hubungan antara dokumen dengan fakta dan peristiwa atau tindakan.

Para penulis modern mencirikan arsip sebagai keseluruhan dokumen yang dihasilkan oleh organisasi atau orang dalam perjalanan urusan mereka, dan memperhatikan sifat-sifat dari kumpulan dokumen-dokumen ini sekaligus cara perawatannya. Untuk memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan yang diajukan oleh pertengkaran Roberts, penjelasan mengenai sifat-sifat arsip perlu dijelaskan oleh Eastwood, karena merupakan gagasan sentral dari teori kearsipan.

Impartiality (Keadilan)

Keadilan disini maksudnya bahwa dokumen arsip tidak memihak, dia sangat lekat dengan fakta. Apabila dokumen arsip rusak oleh noda kepentingan, maka kualitas arsip akan terganggu. Oleh karena itu, seorang arsiparis mempunyai tugas untuk melindungi catatan dari korupsi dengan metode dan praktik yang perlu dirancang sejauh mungkin untuk menjaga ketidakberpihakan tersebut. Tidak memihak berarti juga bahwa penafsir dokumen dapat menganggap bahwa dokumen itu merupakan replikasi tindakan atau peristiwa.

Authenticity (Keaslian)

Keaslian disini maksudnya bahwa Keotentikan arsip bergantung pada fakta-fakta penciptaan, pemeliharaan, dan penjagaan. Arsip yang otentik hanya dibuat ketika seseorang atau organisasi sedang membutuhkan, kemudian dipelihara dengan tujuan sebagai saksi fakta yang setia dan dijaga oleh pencipta dan penerusnya yang sah. Untuk menjadi bukti otentik dari aktivitas masa lalu, maka dokumen harus dibuat, dipelihara, dan disimpan sesuai dengan prosedur yang dapat dibuktikan.

Naturalness (Alamiah)

Alamiah artinya arsip yang dihasilkan atau tercipta mengikuti kegiatan yang dilakukan institusinya, arsip dihimpun sesuai dengan tujuan dan kebutuhan administrasi institusi yang menciptakannya dan arsip dilayankan hanya untuk kebutuhan institutusinya. Hal ini berbeda dengan benda-benda museum atau dokumen koleksi perpustakaan yang dilayankan untuk semua penggunannya. Arsip secara alami muncul dan terakumulasi dari setiap kegiatan yang dilakukan oleh institusi yang. Contoh, di perguruan tinggi dosen yang melaksanakan penelitian. Dosen mula-mula membuat proposal penelitiannya sekaligus rincian dana penelitian, melakukan penelitian dan mendapatkan temuan-temuan, selanjutnya menghasilkan hasil karya penelitian dan melaporkan hasil dana yang telah dikeluarkan seperti tercantum dalam proposal. Dokumen penelitian ini setiap tahun tercipta di institusi perguruan tinggi dan terakumulasi karena kegiatan penelitian tersebut berulang.

Interrelatedness (keterkaitan)

Keterkaitan, arsip tidak dapat tercipta sendiri. Arsip diciptakan (create), dipelihara (mantainance), disimpan (storage), dimusnahkan (disposal) dan dilayankan (services). Arsip sebagai bentuk aset, sumber informasi dan bahan pertanggungjawan kegiatan yang dilakukan institusi. Arsip yang dihasilkan oleh institusi dapat bermakna sejarah (histories), bermakna budaya (culture), bermakna pegetahuan (knowledge) dan informasi (information) serta sebagai bukti hukum (official). Keterkaitan bergantung pada makna dan konteks arsip. Contoh sederhan adanya keterkaitan antara alur dan prosedur dokumen, kode klasifikasi atau nomor registrasi.

Uniqueness (Keunikan)

Setiap dokumen yang diciptakan oleh institusi memiliki keunikan. Salinan dokumen dapat berada di institusi yang sama atau di tempat lain, salinan dokumen tersebut unik di tempatnya masing-masing. Persamaan atau perbedaan tempat menandakan adanya hubungan antara aktivitas dan dokumen lain yang terakumulasi dalam perjalanan kegiatan insitusi. Jadi setiap dokumen, baik lebih dari satu salinan atau tidak, adalah unik. Contohnya dokumen indeks prestasi kumulatif (IPK) mahasiswa Universitas Indonesia dan mahasiswa Universitas Pancasila. Dokumen IPK mahasiswa Universitas Indonesia apabila hilang tidak dapat digantikan oleh salinan IPK mahasiswa Universitas Pancasila karena berbeda konten dan konteks. Artinya apabila dokumen IPK itu hilang yang hilang, tidak bisa disalin dari institusi yang berbeda.

Kesimpulan

Eastwood menjabarkan pemaknaan teori, tujuan teori arsip hingga objek teori kearsipan. Eastwood mencoba menjawab pertanyaan apa makna teori, apa tujuan teori kearsipan dan apa objek teori kearsipan serta apa hubungannya teori dengan metode dan praktiknya. Pertanyaan ini juga menjawab argumen-argumen John Robert yang mengecam teori kearsipan.

John Roberts memiliki gagasan tentang sifat arsip sebagai bahan sumber sejarah, tentang metode dan praktik memperlakukannya untuk melayani penelitian sejarah, dan secara implisit tentang tujuan dan nilai pemahaman historis dalam masyarakat. Teorinya ini tidak bermakna untuk arsiparis.

Konsentrasi arsip sebagai sumber masa lalu-penggunaan penelitian arsip, digunakan untuk menulis sejarah, dan pada nilai historiografi digunakan sebagai wahana untuk mempromosikan pemahaman masa lalu.

Karakteristik arsip seperti impartility, authenticity, naturlness and interrelatedness, uniqueness memperjelas perbedaan mengapa arsip tidak dapat diperlakukan semata-mata karena konten atau isinya. Ilmu sejarah, ilmu perpustakaan, maupun ilmu pengetahuan lainnya tidak menjelaskan karakteristik arsip sesuai dengan tujuan arsip.

"Rangkuman What is Archival Theory and Why is Important? (Teori kearsipan : apa dan mengapa penting ?) Terry Eastwood disusun oleh :Ursa Agniya (1906414544); Dini Resmita (1906331402);Gani Nur Pramudyo (1906331415) untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Arsip, Peminatan Kearsipan, Program Pascasarjana Ilmu Perpustakaan dan Informasi Universitas Indonesia. Dosen Pengampu : Ir. Anon Mirmani, SIP., MIM-Arc./Rec."