BAB I PENDAHULUAN
1.1.Latar Belakang
Dalam Perkembangan teknologi informasi yang semakin berkembang, Perpustakaan memiliki peran sebagai tempat penyimpanan, penyediaan berbagai jenis dan bentuk informasi yang siap untuk dimanfaatkan oleh pemustaka atau pencari informasi. Agar informasi atau koleksi di perpustakaan dapat awet dan terjaga maka dibutuhkan sistem pelestarian bahan pustaka yang baik dan sistematis. Martoatmodjo, Karmidi (2009) menjelaskan maksud pelestarian bahan pustaka ialah mengusahakan agar bahan pustaka tidak cepat mengalami kerusakan. Bahan pustaka yang mahal diusahakan agar awet, bisa dipakai lebih lama dan bisa menjangkau lebih banyak pembaca perpustakaan. Sedangkan fungsi dari pelestarian bahan pustaka ini ialah menjaga agar koleksi perpustakaan tidak diganggu oleh tangan jahil, serangga, atau jamur yang merajalela pada buku-buku yang ditempatkan diruang lembab.
Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai unit pelaksana teknis perguruan tinggi yang bersama-sama dengan unit lain, turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat serta melayangkan sumber informasi kepada lembaga induknya pada khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Perpustakaan perguruan tinggi memiliki tujuan dan fungsi sebagai penunjang Tri Dharma Perguruan Tinggi yang memegang peranan yang sangat penting dalam mendukung visi, misi dan tujuan lembaga induknya. Dalam Standar Nasional Perpustakaan Perpustakaan Perguruan Tinggi (2011) salah satu tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah melestarikan bahan perpustakaan, baik isi maupun medianya.
Kegiatan pelestarian bahan pustaka di Perpustakaan Perguruan Tinggi saat ini masih belum terlihat jelas mulai dari kebijakan maupun dari program kegiatan yang dilakukan baik secara tertulis dalam bentuk standar operasional prosedur maupun kegiatan secara periodik. Sehingga diperlukannya perencanaan preservasi dan konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi sebagai landasan atau pedoman dalam melaksanakan kegiatan dan program preservasi dan konservasi di perpustakaan perguruan tinggi.
1.2.Rumusan Masalah
1.2.1. Apa yang dimaksud dengan perencanaan preservasi dan konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi ?
1.2.2. Bagaimana tahapan menyusun perencanaan preservasi dan konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi ?
1.3.Tujuan
1.3.1. Menjelaskan Perencanaan Preservasi dan konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi.
1.3.2. Menjelaskan Tahapan Penyusunan Perencanaan Preservasi dan konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi.
BAB II PEMBAHASAN
2.1 Perencanaan Preservasi dan Konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi
A. Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan unit pelaksana teknis bersama dengan unit lain turut melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara memilih, menghimpun, mengolah, merawat, dan melayankan sumber informasi. Standar Nasional Perpustakaan Perguruan tinggi (2011) mendifinisikan tujuan diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi yaitu :
1. menyediakan bahan perpustakaan dan akses informasi bagi pemustaka untuk kepentingan pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat;
2. mengembangkan, mengorganisasi dan mendayagunakan koleksi;
3. meningkatkan literasi informasi pemustaka;
4. mendayagunakan teknologi informasi dan komunikasi;
5. melestarikan bahan perpustakaan, baik isi maupun medianya.
Nampak bahwa kegiatan pelestarian bahan pustaka sangat pentingyaitu melestarikan bahan perpustakaan, baik isi maupun medianya. Selain itu dijelaskan kegiatan pelestarian bahan perpustakaan meliputi kegiatan yang bersifat pencegahan danpenanggulangan kerusakan fisik dan/atau pengalihmediaan isi dari sebuah format ke format lain.
B. Pelestarian Bahan Pustaka
Beberapa istilah terkait pelestarian menurut IFLA (International Federation of Library Association)
a. Pelestarian (preservation) merupakan aspek-aspek yang mencakup usaha melestarikan bahan pustaka, keuangan, ketenagaan, metode, teknik, serta penyimpanannya.
b. Pengawetan/Konservasi (conservation) merupakan kebijaksanaan dan cara khusus dalam melindungi bahan pustaka dan arsip untuk kelestarian koleksi Bahan pustaka.
c. Perbaikan/Restorasi (restoration) merupakan pertimbangan dan cara yang digunakan untuk memperbaiki bahan pustaka dan arsip yang rusak.
C. Perencanaan Perpustakaan
1. Pengertian Perencanaan
Menurut Lasa HS(2008) perencanaan merupakan titik awal berbagai aktivitas organisasi yang sangat menentukan keberhasilan organisasi. Oleh karena itu perencanaan harus dilakukan oleh perpustakaan untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberikan krangka pemersatu, dan membantu untuk memperkirakan peluang.
Dalam penyusunan perencanaan perlu dicakup faktor kegiatan apa/what yang akan dilakukan, siapa/who pelaksananya, dimana/where tempat pelaksanaannya, berapa anggarannya/how much,kapan/when waktu pelaksanaannya, dan bagaimana/how pelaksanaannya. Dengan demikian, perencanaan merupakan langkah yang mendasari dan mendahului fungsi-fungsi manajemen yang lain.
2. Fungsi Perencanaan
Perencanaan yang merupakan titik awal kegiatan akan menetukan sasaran, tindakan yang akan dilakukan, bentuk organisasi yang tepat, dan orang-orang yang bertanggung jawab atas suatu kegiatan. Perencanaan yang matang berfungsi untuk :
1. Membantu tercapainya tujuan
Dengan perencanaan yang disusun berdasarkan alasan-alasan yang kuat dan pemikiran yang mendalam, keragu-raguan dapat dibatasi atau bahkan dihilangkan. Sehingga dapat mencapai suatu tujuan yang di inginkan.
2. Tercapainya efektifitas dan efisiensi
Efektivitas menunjukkan kemampuan seorang dalam merumuskan tujuan dan alat yang tepat untuk mencapai tujuan. Peter Drucker (dalam Handoko, 1993:7) menyatakan bahwa efektivitas adalah melakukan pekerjaan secara benar. Adapun efisiensi adalah kemampuan menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Ini dapat diartikan bahwa hasil, produktivitas, dan kinerja yang diperoleh lebih banyak daripada pengeluaran biaya, tenaga, pikiran, dan mesin yang digunakan. Langkah ini berarti menunjukkan adanya penghematan, baik dari segi tenaga maupun biaya.
3. Alat Pengawasan
Dengan adanya perencanaan akan diketahui adanya penyimpangan langkah yang kemudian dilakukan pengukuran signifikansi penyimpangan itu. Oleh karena itu pengawasan harus didasarkan pada perencanaan. Perencanaan yang jelas, lengkap, dan terpadu akan mamapu meningkatakan efektivitas pengawasan.
4. Pedoman Pelaksanaan kegiatan
Perencanaan yang memadai akan memberikan petunjuk kepada pimpinan perpustakaan mengenai sistem organisasi, prosedur, dan kebijakan yang ditempuh, kualifikasi tenaga yang diperlukan, dan ke arah mana tenaga itu digerakkan untuk melakukan pekerjaan.
3. Lagkah - langkah Perencanaan
Langkah awal dalam proses perencanaan perpustakaan adalah penetapan visi, misi, tujuan, perumusan keadaan sekarang, identifikasi kemudahan dan hambatan, dan pengembangan perencanaan
1). Penetapan Visi, Misi, dan Tujuan
Keberadaan visi dalam suatu perpustakaan akan berfungsi memperjelas arah perkembangan perpustakaan dan memotivasi seluruh komponen untuk mengambil tindakan ke arah yang benar. Visi sebenarnya merupakan penetapan tujuan jangka panjang suatu organisasi/lembaga yang bersifat abstrak, mudah dipahami, memiliki keunggulan dari yang lain, terbayangkan, dan disusun oleh pimpinan bersama anggota lembaga.
2). Perumusan keadaan sekarang
Keadaan perpustakaan sekarang perlu dipahami, baik kekurangan maupun kelebihannya. Hal itu penting untuk menetapkan langkah-langkah yang akan dilakukan. Pada tahap ini diperlukan informasi dan data statistik yang akurat yang diperoleh dengan komunikasi yang baik di perpustakaan itu.
3). Idenfitikasi kemudahan dan hambatan
Perlu dipahami pula kekuatan apa saja yang dimiliki perpustakaan sebagai modal untuk melakukan kegiatan. Kekuatan adalah segala elemen yang dapat menjadi pendorong untuk memajukan suatu perpustakaan. Kekurangan yang dapat menjadi hambatan pengembangan perpustakaan pun perlu diketahui dan segera diatasi. Apabila kekurangan itu dikelola dengan baik justru akan menjadi kekuatan.
4). Pengembangan Perencanaan
Dalam pelaksanaan kegiatan perpustakaan terdapat pengembangan prosedur, alat, dana, maupun tenaga karena berbagai faktor. Oleh karena itu, kemungkinan-kemungkinan seperti ini perlu diidentifikasi sebaik-baiknya agar dalam pengembangan perencanaan tidak terjadi pemborosan dana dan tenaga atau terjadinya penyelewengan atas perencanaan semula. Agar dalam pengembangan perpustakaan dapat dicapai tujuan yang baik, perencanaan perlu mempertimbangkan sumber daya manusia, bahan informasi, dana, gedung/ruang, sistem, dan peralatan dengan tetap memperhatikan manajemen dan keahlian.
2.2 Tahapan Perencanaan Preservasi dan Konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Lasa HS (2008) dalam melakukan perencanaan perlu memerhatikan 8 (delapan) komponen perencanaan perpustakaan yaitu struktur organisasi, sumberdaya manusia, anggaran, kegiatan teknis, kegiatan pemberdayaan, koleksi, gedung/tata ruang, dan perabot/perlengkapan. Berikut langkah – langkah perencanaan dalam preservasi dan konservasi di Perpustakaan perpustakaan perguruan tinggi :
1. Struktur Organisasi
Struktur organisasi perpustakaan mempengaruhi efisiensi dan elektivitas kinerja perpustakaan. Struktur organisasi perpustakaan sebenarnya merupakan mekanisme formal pengelolaan lembaga yang didalamnya terdapat pembagian tugas, kewajiban, tanggung jawab, wewenang, dan hak yang berbeda-beda.
Untuk melaksanakan kegiatan preservasi dan konservasi diperlukan staf bagian yang memiliki tugas, wewenang, tanggung jawab, dan hak yang jelas tentang kegiatan preservasi dan konservasi dalam struktur organisasi. Berikut adalah contoh struktur organisasi perpustakaan perguruan tinggi berdasarkan SNP 2011, nampak bahwa bagian preservasi dan konservasi termasuk bidang layanan teknis (tidak berhubungan langsung dengan pemustaka). Sehinggan bagian preservasi dan konservasi dapat dimasukkan di layanan teknis
2. Sumber Daya Manusia
Sumber daya perpustakaan terdiri dari sumber daya manusia/human resources dan sumber daya nonmanusia/non human resources. Sumber daya manusia bisa terdiri dari tenaga fungsional pustakawan, tenaga fungsional lain (guru, dosen, dokter, hakiam, dan lainnya), dan tenaga administrasi.
Di bagian preservasi dan konservasi diperlukan pustakawan/staf khusus yang bertugas di bagian preservasi dan konservasi. Pustakawan ini bertugas melakukan kegiatan preservasi dan konservasi seperti perawatan koleksi, perbaikan koleksi, pemeliharaan ruang koleksi dan gedung perpustakaan. Sedangkan jumlah pustakawan bagian preservasi dan konservasi mengacu pada kebutuhan perpustakaan.
3. Anggaran
Anggaran merupakan laporan formal mengenai sumber-smber keuangan yang disisihkan untuk melakukan kegiatan tertentu dalam jangka waktu tertenu. Anggaran yang harus disediakan perguruan tinggi paling sedikit 5 % dari anggaran perguruan tinggi untuk pengembangan koleksi (UU NO. 43 Tahun 2007 Pasal 23 & 24)
Dalam melaksanakan kegiatan preservasi dan konservasi perpustakaan perguruan tinggi diperlukan biaya yang tidak sedikit. Anggaran tersebut digunakaan untuk pengadaan bahan – bahan kimia untuk preservasi, perlengkapan atau alat – alat perbaikan bahan pustaka.
4. Kegiatan Teknis
Kegiatan teknis adalah kegiatan perpustakaan yang meyediakan, mengolah, menyusun, merawat, dan melestarikan bahan pustaka sehingga siap dan baik untuk dimanfaatkan oleh pemakai.Berikut adalah kegiatan preservasi dan konservasi :
a. Restorasi
Handoyo, Eko (2012) menjelaskan pekerjaan memperbaiki bahan pustaka disebut restorasi. Pekerjaan tersebut meliputi:
1. Menambal Kertas. Ada dua jenis penambalan bahan pustaka yang selama ini dikenal, yaitu: penambalan karena kertas berlubang dan penambalan karena kertas robek memanjang.
2. Memutihkan Kertas. Pemutihan kertas ini lebih bersifat sekedar menghilangkan noda pada kertas daripada memutihkan lembaran buku yang sudah ditulisi baik tulisan cetak maupun tulisan tangan.
3. Mengganti Halaman yang Robek. Halaman yang robek dan robekkannya tidak dapat diperbaiki dengan menambalnya/sudah hilang, harus diganti dengan membuatkan foto kopinya.
4. Mengencangkan Benang Jilidan yang Kendur. Apabila belum terlalu parah kita dapat menarik benang tersebut untuk mengencangkan jilidannya.
5. Memperbaiki Punggung Buku, Engsel, atau Sampul Buku yang Rusak. Dengan alat-alat penjilidan yang sederhana, berbagai kerusakan tersebut bisa diperbaiki
b. Fumigasi, Deasidifikasi, Laminasi, Dan Engkapsulasi
1. Fumigasi (Pengasapan)
Fumigasi adalah salah satu cara melestarikan bahan pustaka dengan mengasapinya untuk mencegah jamur agar tidak tumbuh, binatang mati, dan binatang perusak bahan pustaka lainnnya terbunuh. Bahan yang digunakan untuk fumigasi misalnya dengan Carbon Disufit (CS2), Carbon Tetra Chloride (CCL4), Methyl Bromide (CH3Br), Thymol Cristal, dan Naptaline.
2. Deadifikasi (Menghilangkan Keasaman pada Kertas)
Adalah pelestarian BP dengan cara menghentikan proses keasaman yang terdapat pada kertas. Bahan yang digunakan antara lain pH meter untuk mengukur tingkat keasaman kertas, kertas pH atau spidol pH yang dapat dibeli di took kimia. Kertas yang baik memiliki pH 7, sedangkan kertas yang asam memiliki pH kurang ataup lebih dari angka 7.
3. Laminasi (Melapisi)
Adalah pelestarian dengan cara melapisi bahan pustaka dengan kertas khusus agar lebih awet. Proses keasaman pada kertas/bp dapat dihentikan oleh pelapis yg terdiri dari film oplas, kertas cromton, atau kertas pelapis lainnya. Pelapisan bp akan menahan polusi atau debu yang menempel pada pustaka sehingga tidak beroksidasi dengan polutan. Laminasi digunakan untuk kertas-kertas yang sudah tidak dapat diperbaiki dengan cara menambal, menjilid, menyambung, dsb.
4. Enkapsulasi
Adalah pelestarian dengan cara melindungi kertas dari kerusakan yang bersifat fisik, seperti rapuh karena umur, pengaruh asam, dimakan serangga, kesalahan penyimpanan, dsb. Pada umumnya kertas yang akan dienkapsulasi berupa kertas lembaran seperti naskah kuno, peta, poster, dsb.
c. Penyiangan
Penyiangan adalah kegiatan memilih bahan pustaka yang ada kaitannya dengan pelestarian bahan pustaka. Melalui penyiangan sekaligus dapat dilakukan pemilahan pustaka yang akan dilakukan pelestarian (fumigasi, engkapsulasi, dsb). Adapun langkah-langkah penyiangan adalah sebagai berikut:
1. Menyiangi pustaka yang rusak, buku yang tidak termanfaatkan dan buku out of date
2. Memilah pustaka yang rusak, tidak dimanfaatkan dan buku out of date
3. Mencatat buku yang tidak dimanfaatkan dan buku yang out of date untuk disisihkan
4. Mendata buku yang disisihkan ke dalam data base
5. Mendata pustaka yang rusak (rusak berat, rusak sedang dan rusak ringan)
6. Menindaklanjuti dengan perbaikan pustaka sesuai dengan jenis kerusakannya
7. Mengusulkan perbaikan pustaka yang rusak
8. Menerima pustaka yang sudah di perbaiki
9. Mencocokkan pustaka yang sudah diperbaiki
10. Menempatkan kembali pustaka pada tempatnya
5. Kegiatan Pemberdayaan
Kegiatan pemberdayaan ini antara lain: sirkulasi, baca di tempat, pelayanan foto kopi, pelayanan penelusuran literatur, pelayanan reproduksi, bimbingan pemakai, dan lainnya. Dalam perencanaan preservasi dan konservasi diperlukan kegiatan pemberdayaan seperti bimbingan pemakai terhadap pentingnya menjaga bahan pustaka.
6. Koleksi
Koleksi perpustakaan adalah semua informasi dalam bentuk karya tulis, karya cetak, atau karya rekam dalam berbagai media yang dihimpun, diolah, dan dilayankan oleh perpustakaan/pusat informasi. Dalam melaksanakan kegiatan preservasi dan konservasi perlu memerhatikan bahan dari koleksi tersebut.
7. Gedung/tata ruang
Geduang/tata ruang perpustakaan berfungsi untuk menampung, melindungi koleksi, dan sebagai tempat pelaksanaan kegiatan perpustakaan.Perlu dibuatkan Ruang Khusus preservasi yang berfungsi untuk melakukan kegiatan preservasi dan menampung koleksi yang akan dilakukan restorasi. Ruang Khusus preservasi ini sasngat penting untuk menunjang kegiatan preservasi dan konservasi perpustakaan.
8. Perabot & Perlengkapan
Perlengkapan/perabot preservasi dan konservasi perpustakaan adalah perlengkapan yang diperlukan perpustakaan dalam melaksanakan tugas-tugas preservasi dan konservasi perpustakaan. Balloffet, Nelly dan Hille, Jenny (2005) menjelaskan perlengkapan atau peralatan dalam preservasi dan konservasi seperti :
a. Cutter
Untuk memotong lembaran besar kertas, papan tulis, Mylar, dan bahan lainnya dengan cepat dan akurat diperlukan beberapa jenis pemotong. Berikut ini adalah jenis pemotong yang berguna dalam aktivitas pelestarian :
- Board Shears
Mesin tradisional yang digunakan oleh pengikat buku dan pembuat kotak memiliki pisau baja melengkung
Mesin press digunakan untuk memberi tekanan pada kertas agar kertas tidak bergerak maupun untuk membantu proses penjilidan. Beberapa contoh mesin press seperti Nipping Presses (Copy Presses),Standing Presses, Finishing Presses, Lying Presses, Job Backers or Backing Presses, Gaylord Bookcraft Press, Dry Mount Presses
BAB III PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Dalam membuat perencanaan preservasi dan konservasi perpustakaan perguruan tinggi diperlukan langkah - langkah seperti penetapan visi, misi dan tujuan yang sesuai. Selain itu dalam proses perencanaan preservasi hal yang harus dilaksanakan yaitu mempersiapkan bagian preservasi dan konservasi dalam struktur organisasi, sumber daya manusia yang sesuai kriteria, pengelaan anggaran agar tercukupi, membuat petunjuk kegiatan teknsi preservasi dan konservasi, pelaksanaan kegiatan pemberdayaan untuk pengembangan kegiatan, pemeliharaan koleksi, ruang khusus untuk kegiatan preservasi, dan perabot dan perlengkapan kegiatan preservasi dan konservasi.
3.2 Saran
Kegiatan preservasi dan konservasi merupakan salah satu kegiatan yang bertujuan untuk memelihara dan melestarikan bahan pustakan yang ada di perpustakaan. Selain itu kegiatan konservasi bertujuan untuk memelihara fisik dari bangunan gedung perpustakaan. Sehingga perpustakaan perguruan tinggi sebaiknya wajib melaksanakan kegiatan preservasi dan konservasi perpustakaan agar bahan pustaka dapat terjaga dengan baik.
DAFTAR PUSTAKA
Balloffet, N., Hille, J., & Reed, J. A. 2005. Preservation and conservation for libraries and archives. American Library Association.
Handoyo, Eko.2012. “Pelestarian Bahan Pustaka” dalam https://www.academia.edu/5319918/PELESTARIAN_BAHAN_PUSTAKA diakses pada 31 Maret 2017 pukul 17.15 WIB
Lasa HS. 2008. “Perencanaan Perpustakaan/Pusat Informasi” Dalam http://repository.umy.ac.id/bitstream/handle/123456789/4557/perencanaan%20perpustakaan%20pusat%20informasi-selesai.pdf?sequence=2&isAllowed=y diakses pada 25 Mei 2017 pukul 10.00 WIB
Martoatmojo, Karmidi.2009. Pelestarian bahan pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka
Perpustakaan Nasional RI.2011. “Standar Nasional Perpustakaan (SNP)” Dalam http://perpustakaan.kemenkopmk.go.id/perpus/assets/kitchen/berkas/ebook/standar_nasional_indonesia_bidang_kepustakaan_dan_kepustakawanan1.pdf diakses pada 25 Mei 2017 pukul 10.00 WIB
Posting Komentar untuk "Perencanaan Preservasi dan Konservasi di Perpustakaan Perguruan Tinggi"
Untuk pembaca blog Ganipramudyo.web.id, Feel free to ask!