Pentingnya Manajemen Modern di Lembaga Perpustakaan

Berikut kami bagikan makalah berjudul Pentingnya Manajemen Modern di Lembaga Perpustakaan:

BAB I PENDAHULUAN

A. LATAR BELAKANG

Dalam kehidupan sehari – hari manusia tidak akan lepas dari tindakan manajemen. Manajemen merupakan suatu kegiatan merencakanan, mengatur dan mengarahkan suatu kegiatan secara efektif dan efisien. Di dalam Perpustakaan erat kaitannya dengan tindakan manajemen, seperti manajemen layanan, koleksi, tata ruang, pegawai dan lain – lain. Manajemen di dalam Perpustakaan ini, berpengaruh pada kualitas Perpustakaan semakin baik manajemen Perpustakaan tersebut maka semakin baik pula Perpustakaan itu sendiri.

Di dalam Perpustakaan manajemen menjadi kunci utama dalam segala aktifitas Perpustakaan. seperti dalam sirkulasi pelayanan, pengembangan koleksi, dan tata kelola gedung dan lain – lain. Hal ini menjadi pemicu munculnya sebuah manajemen modern di lembaga Perpustakaan , dengan mengembangkan manajemen modern ini, maka Perpustakaan diaharapkan bisa lebih berkembang dan maju dalam segala hal baik dari segi teknis maupun non teknis. Manajemen modern tentu tidak lepas dari pengaruh IPTEK (Ilmu Pengetahuan dan Teknologi), dengan memanfaatkan iptek secara efektif dan efisien ini diharapakan dapat menciptakan manajemen modern dalam lembaga Perpustakaan .

B. RUMUSAN MASALAH

Apa yang dimaksud dengan manajemen modern di Lembaga Perpustakaan ?
Apa manfaat manajemen modern di Lembaga Perpustakaan ?
Apa pentingnya manajemen modern di Lembaga Perpustakaan ?
Bagaimana upaya dan cara mewujudkan Lembaga Perpustakaan yang menerapkan manajemen modern ?

C. TUJUAN

Memahami makna dari manajemen modern di Lembaga Perpustakaan .
Memahami manfaat manajemen modern di lembaga Perpustakaan.
Memahami pentingnya manajemen modern di lembaga Perpustakaan .
Memahami bagaimana upaya dan cara yang harus dilakukan dalam mewujudkan lembaga Perpustakaan yang menerapkan manajemen modern.

Pentingnya Manajemen Modern di Lembaga Perpustakaan

BAB II PEMBAHASAN

2.1 PENGERTIAN MANAJEMEN MODERN

1. Pengertian Manajemen

Manajemen merupakan suatu kegiatan merencanakan , mengatur, dan mengawasi sesuatu untuk mencapai tujuan tertentu, agar kegiatan tersebut dapat selesai secara efektif dan efisien. Contoh dari kegiatan manajemen adalah Ketika Seorang Mahasiswa akan mengerjakan penelitian di Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, maka Mahasiswa tersebut akan merencanakan kapan dia berangkat, berapa biaya agar dikeluarkan untuk pulang - pergi, apa yang harus dipersiapkan, apa yang akan ditanyakan dan apa yang akan ditulis dalam penelitiannya .

2. Pengertian Manajemen Modern

Manajemen modern merupakan suatu proses dimana kegiatan manajemen telah mengaplikasikan dan menerapkan teknologi komputer dalam segala proses ,manajemen. Contoh dari manajemen modern adalah ketika seorang Pustakawan yang biasanya mengelola Perpustakaannya secara kuno ( tidak menggunakan teknologi komputer dalam pengelolaan Perpustakaan;katalogisasi manual) dan sekarang telah menerapkan teknologi komputer dalam manajemen Perpustakaannya baik dari segi layanan maupun pengelolaan.

3. Pengertian Manajemen Modern di Lembaga Perpustakaan

Manajemen modern di lembaga Perpustakaan merupakan suatu proses manajemen yang mengaplikasikan dan menerapakan teknologi komputer dalam merencanakan, mengatur, dan mengarahkan kegiatan – kegiatan yang ada di perustakaan untuk mencapai tujuan tertentu.

Contonhya penggunaan katalog online atau biasa disebut dengan OPAC (Online Public Acces Catalogue) yang memudahkan pemustaka untuk mencarai bahan pustakanya. Katalog online ini dapat dilakukan dengan menggunakan teknologi komputer dalam proses katalogisasi, dengan cara meng-upload hasil katalog tadi ke database yang telah dibuat terlebih dahulu.

2.2 FUNGSI MANAJEMEN MODERN

1. Planning

Planning (Perencanaan). Dalam melaksanakan kegiatan dan layanan Perpustakaan maka hal pertama yang harus dilaksanakan adalah menyusun sebuah perencananaan. Dalam menyusun rencana maka hal yang harus dipertimbangkan adalah dengan menentukan 5W+ 1H (who, what, when, where,why dan How). Who atau tentang siapa yang akan melaksanakan dalam perencanaan tersebut, what atau apa yang harus dilakukan ketika melaksanakan tugas tersebut, when atau kapan perencanaan itu dilaksanakan, where atau di mana pelaksanaan tugas tersebut, why atau mengapa tugas itu perlu dilaksanakan dan how bagaimana melaksanan tugas tersebut secara efektif dan efisien. Dalam suatu organisasi, perencanaan merupakan awal dari setiap tindakan yang akan dilaksanakan. Perencanan dimaksudkan untuk menentukan tujuan yang ingin dicapai.Tanpa adanya perencanaan maka sebuah kegiatan tidak akan berjalan sebagaimana mestinya.

Contoh dari fungsi perencanaan dalam manajemen modern di lembaga Perpustakaan adalah perencanaan anggaran untuk pengadaaan koleksi/bahan pustaka Perpustakaan. Tindakan yang harus dilaksanakan adalah menentukan 5W+1H. Who atau siapa yang akan melaksanakan pengadaan koleksi/bahan pustaka , what atau apa saja koleksi/bahan pustaka yang akan diadakan, when atau kapan proses pengadaan itu dilaksanakan, where atau dimana koleksi/bahan pustaka itu didapatkan, why atau mengapa koleksi/bahan pustaka tersebut diambil dan how bagaimana melaksanan pengadaan tersebut secara efektif dan efisien.

2. Organizing

Organizing (pengorganisasian). Sebuah Perpustakaan akan berjalan lebih optimal apabila terdapat suatu organisasi di dalamnya. Organisasi merupakan salah satu di antara aspek – aspek perpustakan. Organisasi dapat terbentuk jika terdapat sebuah kerjasama dalam lingkungan Perpustakaan atau dengan kata lain organisasi dapat dilakukan apabila lebih dari satu orang. dengan kata lain pengorganisasian merupakan penentuan dan penetapan peran – peran untuk mencapai tujuan melalui proses kerjasa didalamnya.

Dalam sebuah struktur organisasi manajemen modern di lembaga Perpustakaan biasanya terdapat Kepala perpustaakaan yang bertugas memimpin Perpustakaan sekaligus melaksanakan pengawasan, bagian pengeloaan bertugas mengelola dan mengadakan koleksi atau bahan pustaka, bagian layanan bertugas melayani peminjaman-pengembalian koleksi, dan bagian kerjasama bertugas menjalin kerjasama dengan Perpustakaan – perpustakaan lain untuk meningkatkan kualitas mutu dari Perpustakaan itu sendiri.

3. Staffing

Staffng (Pengisian jabatan). Setelah pengorganisasian maka hal yang harus dilaksanakan adalah pengisian jabatan. Pengisian jabatan ini dilaksanaan dengan mempertimbangkan kualiatas sumber daya manusia (SDM) yang dapat dilihat dari keahlian atau kemapuan yang dimiliki. Dengan kata lain pengisian jabatan merupakan proses dimana sumber daya manusia ditempatkan atau diatur dalam sebuah struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan lembaga dan juga sesuai dengan keahlian dan kemampuan yang dimiliki. Pengisian jabatan dalam manajemen modern lembaga Perpustakaan mengikuti rencana dan organisasi yang telah dibuat sebelumnya.

4. Directing

Directing (pengarahan). Orang yang memiliki kewenangan dalam mengarahkan adalah pemimpin. Pemimpin dapat memberikan perintah – perintah untuk dilakasanakan dan memberi pengarahkan staf – staf yang ada dalam Perpustakaan maka diperlukan seorang pemimpin.

Contohnya dalam penarapan manajemen modern di lembaga Perpustakaan adalah pemberian motivasi kepada para staf Perpustakaan agar lebih giat dalam melaksanakan tugas – tugasnya, hal inilah yang dilakukan pemimpin dalam fungsi pengarahan

5. Controlling

Controlling (pengawasan). Hal penting yang harus dilakukan dalam menjalankan kegiatan maupun layanan Perpustakaan adalah pengawasan terutama pengawasan terhadap kinerja dan pengawasan mutu. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan cara pengamatan langsung oleh kepala Perpustakaan maupun kepala sub bagian Perpustakaan. Pengamatan langsung ini berupa hasil – hasil data yang berkaitan. Dengan memanfaatkan teknologi komputer maka proses pengamatan akan lebih dimudahkan.

2.3 MANFAAT MANAJEMEN MODERN

Perpustakaan akan semakin berkembang jika menerapkan manajemen modern yaitu dalam perencanaan, pengorganisasian, pengisian jabatan, pengarahan, dan pengawasan yang mengaplikasikan teknologi komputer dalam prosesnya. Dengan memanfaatkan teknlogi komputer, manajemen modern di lembaga Perpustakaan akan banyak memberi kemudahan dan manafaat diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Manfaat bagi Kepala Perpustakaan

a. Memudahkan pengawasan terhadap para Pustakawan dan staf Perpustakaan dengan bantuan teknologi komputer.

b. Memudahkan pengarahan para Pustakawan dan staf Perpustakaan dengan bantuan teknologi komputer.

c. Memudahkan mengukur kinerja para Pustakawan dan staf dengan bantuan teknologi komputer

d. Memudahkan mengukur mutu dari Perpustakaan yang dipimpin dengan bantuan teknologi komputer

2. Manfaat bagi Pustakawan

Memudahkan Pustakawan dalam mengelola Perpustakaan
Memudahakan Pustakawan dalam melayani pemustaka baik dari peminjaman dan pengembalian
Memudahkan Pustakawan dalam proses pengadaan, seleksi dan katoligasi bahan pustaka
Memudahkan Pustakawan membuat kartu anggota Perpustakaan dengan menggunakan teknologi komputer

3. Manfaat bagi Pemustaka

Memudahkan dan mempercepat pemustaka dalam mencari dan menemukan bahan pustaka
Memudahkan pemustaka dalam mendaftar anggota Perpustakaan
Memudahkan Pemustaka dalam memberikan kritik dan saran bagi Perpustakaan

Merujuk penjelasn di atas, manajemen modern perlu diterapkan dalam setiap Perpustakaan karena selain memberikan banyak manfaat dan kemudahan, juga mempercepat proses kegiatan, dan memaksimalkan Perpustakaan secara efektif dan efisien.

2.4 PENTINGNYA MANAJEMEN MODERN

Manajemen modern di lembaga Perpustakaan erat kaitannya dengan perkembangan dan pemanfaatan teknologi komputer dalam proses – proses manajemen. Dengan memanfaatkan teknologi komputer maka proses – proses manajemen seperti perencanaan, pengorganisasian, pengisian jabatan, pengarahan, dan pengawasan menjadi lebih efektif dan efisien sehingga hasil yang diberikan juga optimal. Contoh nyata dari pentingnya manajemen modern di lembaga Perpustakaan adalah perencanaan anggaran untuk pengadaaan koleksi/bahan pustaka Perpustakaan dengan memanfaatkan teknologi komputer. Hal yang harus dilaksanakan pertama adalah mebuat rencana, menentukan 5W+1H. Who atau siapa yang akan melaksanakan pengadaan koleksi/bahan pustaka , what atau apa saja koleksi/bahan pustaka yang akan diadakan, when atau kapan proses pengadaan itu dilaksanakan, where atau dimana koleksi/bahan pustaka itu didapatkan, why atau mengapa koleksi/bahan pustaka tersebut diambil dan how bagaimana melaksanan pengadaan tersebut secara efektif dan efisien. kemudian setelah pengadaan buku telah didapatkan maka yang harus dilaksanakan adalah pengkatalogisasian koleksi/bahan pustaka online mapun tertulis. Katalogisasi online ini bertujuan untuk memudahkan pemustaka untuk mencari koleksi atau bahan pustaka secara efektif dan efisien.

Dari penjelasan diatas maka dapat diambil kesimpulan bahwa manajemen modern sangat penting untuk diterapkan dalam lembaga Perpustakaan . Manajemen modern berperan aktif dalam pengembangan dan peningkatan kualitas Perpustakaan. Hal ini dapat dilihat dari proses manajemen modern memafaatkan teknlogi komputer dalam proses – proses manajemen, baik dalam proses perencanaan, pengorganisasian, pengisian jabatan, pengarahan, dan pengawasan. Inilah menjadi keunggulan manajemen modern di lembaga Perpustakaan .

2.5 UPAYA DAN CARA MENERAPKAN MANAJEMEN MODERN

Upaya dan cara yang dilakukan untuk mewujudkan Perpustakaan yang menerapakan prinsip manajemen modern adalah sebagai berikut :

1. Merubah Proses

Dalam subuah lembaga Perpustakaan pada umumnya menggunakan manajemen klasik atau kuno. Manajemen klasik ini menggunakan prinsip – prinsip tradisional dalam menjalankan Perpustakaan, baik pelayanan peminjaman-pengembalian, pengadaan koleksi dan lain – lain. Hal ini menjadikan manajemen klasik menjadi ketinggalan jaman karena pada prosesnya kurang efektif dan efisien, sehingga perlu pembaruan terhadap proses yang berjalan dalam Perpustakaan tersebut dengan menerapakan manajemen modern atau manajemen yang menerapkan dan mengaplikasikan teknologi komputer dalam dalam perpustaakaan. Hal ini dapat dilakukan dengan cara sosialisasi, seminar dan diklat untuk para Pustakawan dan Staf Perpustakaan agar menguasai dan menerapkan manajemen modern dalam pepustakaan.

2. Merubah Struktur

Untuk dapat mewujudkan lembaga Perpustakaan yang menerapkan manajemen modern adalah dengan merubah struktur organisasi, dengan cara perampingan ataupun penambahan struktur organisasi Perpustakaan.hal ini bertujuan pengoptimalan para Pustakawan dan staf Perpustakaan dalam menjalankan Perpustakaannya karena telah dibantu dengan teknologi komputer.

3. Kebijakan

Kebijakan merupakan hal yang harus dipatuhi dan dilaksanakan. Dengan kebijakan yang telah dibuat dan disepakati oleh kepala Perpustakaan dan bawahannya ini diharapkan dapat membuat Perpustakaan menjadi semakin berkembang dan dapat mencerdaskan bangsa.

Penerapan 3 komponen di atas, maka manajemen modern di lembaga Perpustakaan akan dapat tercapai.

BAB III PENUTUP

A. KESIMPULAN

Dari Paparan yang telah dijelaskan bahwa Manajemen modern di lembaga Perpustakaan merupakan suatu proses manajemen yang mengaplikasikan dan menerapakan teknlogi komputer dalam merencanakan, mengatur, dan mengarahkan kegiatan – kegiatan yang ada di perustakaan untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan diterapkannya manajemen modern ini diharapkan pepustakaan dapat melaksanakan fungsi manajemen yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengisian jabatan, pengarahan, dan pengawasan dengan mengaplikasikan teknologi komputer dalam prosesnya. Hal ini memberikan tentu memberikan banyak manfaat untuk kepala Perpustakaan, Pustakawan, para staf Perpustakaan, dan bagi pemustaka itu sendiri.

Dengan demikian manajemen modern di lembaga Perpustakaan menjadi sangat penting untuk memudahkan pengeloaaan, pelayanan, dan kegiatan lain yang ada di Perpustakaan karena telah menerapkan teknologi komputer di dalamnya. Yang dapat dilakukan untuk dapat mewujudkan manajemen modern di lembaga Perpustakaan dengan cara merubah proses, struktur dan kebijakan yang ada dalam pepustakaan tersebut. Hal ini dapat tercapai apabila ada sebuah tekad dan semangat dari kepala pepustakaan, para Pustakawan dan staf Perpustakaan untuk membangun dan mewujudkan Perpustakaan yang menerapkan manajemen modern di dalamnya.

B. SARAN

Untuk Perpustakaan yang ada di Indonesia, manajemen modern sangat penting untuk diterapkan di Perpustakaan dengan memanfaatkan teknlogi komputer dalam proses manajemen sehingga memberikan kemudahan bagi kepala Perpustakaan, para Pustakawan, para staf Perpustakaan, dan staf Perpustakaan.

Untuk pembaca diharapkan lebih selektif dalam memahami dan memaknai isi makalah ini “Pentingya Manajemen Modern di Lembaga Perpustakaan”.

Gani Nur Pramudyo Halo saya Gani! Saya berupaya menginspirasi melalui tulisan. Keperluan narasumber atau kerjasama, silakan hubungi saya.

Ganipramudyo.web.id