Dokumen adalah data yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan. Dokumen adalah kunci dalam perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Dokomen banyak diklasifikasikan menurut asal, fungsi, dan lain-lain.
Dokumen adalah surat penting atau berharga yang sifatnya tertulis atau tercetak yang berfungsi atau dapat di pakai sebagai bukti ataupun keterangan.
Berikut ini jenis-jenis dokumen:
Dokumen berdasarkan kepentingannya
- Dokumen pribadi adalah dokumen yang menyangkut kepentingan perorangan. Contoh: Akta Kelahiran, KTP, SIM, Ijazah.
- Dokumen niaga adalah dokumen yang berkaitan dengan perniagaan atau transaksi jual beli. Contoh : cek, nota, kwitansi.
- Dokumen pemerintah adalah dokumen yang berisi tentang informasi ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contoh : UU, Keppres, Peraturan pemerintah.
- Dokumeen sejarah yaitu surat-surat penting yang dignakan sebagai bukti peristiwa di masa lampau contohnya adalah pancasila teks proklamasi dll
Dokumen berdasarkan bentuk fisiknya
- Dokumen literal (di bidang perpustakaan) adalah dokumen yang ada karena dicetak, ditulis, digambar atau direkam. Contoh : buku, majalah, film.
- Dokumen korporil (di bidang permuseuman). Dokumen yang berupa benda bersejarah. Contoh : patung, fosil, uang kuno, arca.
- Dokumen privat (di bidang kearsipan) adalah dokumen yang berupa surat/arsip Contoh : surat niaga, surat dinas, laporan
Dokumen berdasarkan fungsinya
- Dokumen dinamis. Dokumen yang dipakai secara langsung dalam proses penyelesaian pekerjaan kantor. Ada tiga macam dokumen dinamis :1) Dokumen dinamis aktif adalah dokumen yang dipakai secara terus menerus dalam proses penyelenggaraan pekerjaan kantor 2) Dokumen semiaktif adalah dokumen yang penggunaannya sudah menurun 3) Dokumen inaktif adalah dokumen yang sudah sangat jarang digunakan
- Dokumen Statis Dokumen yang tidak secara langsung dipergunakan dalam pekerjaan kantor.
Dokumen berdasarkan Sifatnya
- Dokumen Tekstual adalah dokumen yang menyajikan informasi dalam bentuk tertulis.Misalnya : majalah, buku, catalog, surat kabar dll.
- Dokumen Nontekstual adalah dokumen yang berisi beberapa teks misal: peta, grafik, gambar, rekaman dan sejenisnya.
Dokumen berdasarkan Jenisnya
- Dokumen Fisik adalah dokumen yang menyangkut materi ukuran, berat, tata letak, sarana prasarana, dan sebagainya. Dengan kata lain dokumen jenis ini berupa berkas surat-surat.
- Dokumen Intelektual adalah dokumen yang mengacu kepada tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, keaslian dokumen dan sebagainya.
Dokumen berdasarkan Dokumentasi
- Dokumen Primer Adalah dokumen yang berisi informasi tentang hasil-hasil penelitian asli atau langsung dari sumbernya. Contohnya: paten penelitian, laporan, disertasi.
- Dokumen Sekunder Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur primer. Pada umumnya dokumen sekunder disebut dokumen bibliografi. Contohnya kamus, bibliografi, majalah indeks, dll
- Dokumen Tersier Adalah dokumen yang berisi informasi tentang literatur sekunder, misalnya: buku, teks panduan literature.
Terima kasih atas penjelasannya, saya ingin bertanya utuk kumpulan dokumen legal seperti, perizinan, MOU, dan kontrak kerja bisa disebut apa ya pak? Terima kasih
BalasHapusMenurut pemahaman saya, perizinan, perjanjian kerja sama, dan kontrak kerja termasuk arsip vital (tidak tergantikan).
HapusMengapa saya menyebutnya arsip vital?
Sebelumnya kita harus tau dulu nih perbedaan dokumen dan arsip.
Jika dokumen ini tidak pernah dilakukan pemusnahan/ tidak memiliki jadwal retensi arsip, karena dasar dokumen adalah sebagai aset berharga.
Sementara arsip memiliki daur hidup, jadwal retensi, sehingga tau kapan dokumen(surat2, email,dll) itu menjadi arsip dinamis aktif dan inaktif, menjadi statis ataupun berdasarkan penilaian sesuai dengan daur hidup.
Semoga membantu ya, bisa didiskusikan lebih lanjut